Stap in de schoenen van Esmé Ratering, consultant bij FITZ Finance & Control, en ontdek hoe zij samen met het Quickscan-team knelpunten ontdekt en verbeterpotentieel blootlegt. Benieuwd naar haar verhaal en de impact die je als consultant bij FITZ kunt hebben? Lees dan verder!
Esmé Ratering: “Het ophalen van informatie uit een organisatie, een advies schrijven, presenteren en bedrijven écht verder helpen, dat vind ik gewoon heel leuk. Ik heb niet voor niets een minor consultancy gedaan. Toen ik over de Quickscan hoorde van mijn People Manager, werd ik direct enthousiast. Géén advies schrijven die in de lade van het bureau verdwijnt, maar samen met de organisatie, een advies schrijven vóór de organisatie. Maar ze handvaten geven om zelfstandig, of in samenwerking met ons, verder te ontwikkelen. Daarnaast kan ik hierin ook mijn eigen vaardigheden ontwikkelen. Het ophalen van informatie, samenwerken met ervaren consultants, gericht bruikbaar advies geven en dit overbrengen tijdens interactieve presentaties. Dus toen ik de kans kreeg, ben ik samen met acht andere consultants aangesloten bij het Quickscan-team.
Wat is een Quickscan?
Voordat we dieper de materie in duiken, is het goed om even meer context over de Quickscan te geven. De Quickscan geeft een analyse van de financiële systemen en processen gericht op kansen en risico's binnen jouw organisatie. Hierdoor krijgt een organisatie snel inzicht in het verbeterpotentieel en optimalisaties. Dit kan gericht zijn op procesoptimalisaties, adequate stuur- en managementinformatie, versnelling van de maandafsluiting of een benchmark van hoe jouw organisatie presteert in vergelijking met anderen. Wij geven een praktisch advies met concrete verbeterpunten en oplossingsrichtingen.
Een compleet beeld
“Samen met de opdrachtgever wordt de scope en focus van het project bepaald. Hierbij wordt uitgevraagd waar de organisatie tegenaan loopt, welke informatie ze willen ophalen met het rapport, voor wie het rapport bedoeld is en wat ze kunnen verwachten van het project. Als de scope en focus duidelijk is, bepaald het Quickscan-team welke informatie nodig is om het rapport te schrijven.
Naast interviews zijn er nog diverse manieren om informatie op te halen, bijvoorbeeld uit systemen, eerdere onderzoeken bij de opdrachtgever en externe partijen. Op welke manier informatie wordt opgehaald, wordt altijd afgestemd op de vraag van de opdrachtgever.
Knelpunten opsporen
“Elk gesprek tijdens de Quickscan is anders. Soms vertelt iemand honderduit, terwijl een ander specifiek en kort antwoord geeft. Daar moet je mee omgaan en proberen wel alle informatie te verzamelen die je nodig hebt. Je hoort vaak snel genoeg waar de knelpunten zitten. Echter verifiëren we dit in de andere interviews. Soms is een knelpunt voor de een, geen probleem bij een ander. Voor ons is dat een signaal om te gaan kijken waarom dat zo is. Op zo’n moment zullen we altijd dieper doorvragen om écht tot de kern van het probleem te komen.”
Het verbeterpotentieel
“We nemen de theorie mee, maar we kijken ook naar ervaringen bij andere bedrijven. We zijn met een groep van 10 consultants, dus af en toe gooien we dingen in de groep, om zo met meerdere blikken naar de situatie te kijken. Daarbij kijken we naar wat past bij de organisatie. Op basis van de interviews en het onderling sparren zijn we gekomen tot een aantal verbeterthema’s. Per thema hebben we in concrete verbeterpunten opgeschreven, dit zijn concrete punten die snel opgepakt kunnen worden of oplossingsrichtingen voor de meer uitdagende punten.
In het rapport hebben we deze punten uitvoerig beschreven, maar ook visueel uitgewerkt en samengevat door de belangrijkste punten te prioriteren in bullets. Daarna wordt de conceptversie van het rapport opgestuurd naar de opdrachtgever.” De conceptversie wordt door de leadconsultant besproken met de opdrachtgever. In deze bespreking worden de aangegeven bevindingen in het adviesrapport besproken en getoetst.
De resultaten
“Het presenteren van het adviesrapport doen we niet volgens een vaste werkvorm, het is afhankelijk van wat past bij de context en het team . Voor de Radboud Universiteit hebben we aan het gehele team (20 medewerkers) een interactieve presentatie gegeven, met de belangrijkste bevindingen uit het adviesrapport. Voor ons is het belangrijk dat het advies herkenbaar is, dat ze echt zien dat we samen de verbeteringen willen realiseren.
Ons advies is o.a. gebaseerd op de informatie uit de interviews, dus dat moet je dan ook terugzien, niet dat het zomaar uit de lucht is gegrepen. De verbeterpunten met grote complexiteit of impact lichten we toe en plaatsen we in de huidige context, waarbij we vooral de nadruk leggen op wat het kan opleveren als dit wordt gerealiseerd. Een frisse blik kan ervoor zorgen dat mensen anders naar een situatie kijken en denken: ‘Ja, eigenlijk is het slimmer om het zo te doen.’ Ons verhaal moet helder zijn en helpen om vooruit te komen, dat is het belangrijkste.”
Ook eens met een frisse blik naar jouw organisatie kijken?
Organisaties écht verder helpen
“Veel organisaties weten dat het anders moet, maar weten vaak niet waar ze moeten beginnen. Goedbedoelde initiatieven worden opgestart en daarna ebt het dan weer weg. Om dit te voorkomen zijn we samen met de Radboud Universiteit gaan kijken hoe we dit beter konden inrichten en borgen. We vonden in deze situatiede ‘Plan, Do, Check, Act’ (PDCA-cyclus) methode het beste passen. Tijdens interactieve sessies hebben dit geïntroduceerd en zijn we hiermee aan de slag gegaan.
Grofweg zijn de volgende stappen doorlopen; waarbij ze een proces benoemen, beschrijven wat de situatie nu is, welk resultaat ze willen behalen en welke stappen daarvoor nodig zijn. Aan de hand van cases zijn we door die methode heen gelopen. In het begin is dat nog wat onwennig, maar na een paar keer oefenen zie je dat het team de nieuwe methode omarmen.”
Betrokkenheid bij het team Grootboek
“Als je naar de interviews kijkt, merkte je daar soms een wat gereserveerdheid. In de loop van het proces groeien we meer naar elkaar toe. Wij hebben gemerkt dat onze betrokkenheid gezorgd heeft voor nieuwe energie. Het geeft voldoening om het enthousiasme te merken over wat we hebben opgeleverd. Aan het eind hebben we gezellig met elkaar geluncht om af te sluiten. Alsof we onderdeel zijn geworden van het team. Dat was een leuke dynamiek. Ik denk dat dat ook een van de sterke punten is van FITZ Finance & Control: we zijn geen partij die even langskomt en daarna weer gaat; we zijn betrokken en willen iets achterlaten waarmee een organisatie vooruit kan. Als je het dan zo kunt afsluiten, kun je wel zeggen dat het geslaagd is.”
Blijf niet stilstaan in je Finance & Control carrière, kies voor vooruitgang.
FITZ biedt jou de unieke kans om als Finance & Control Consultant aan diverse projecten te werken die niet alleen bij je passen, maar je ook uitdagen en laten groeien.
