Hoe voorkom je een mislukt implementatietraject?
Veel organisaties die een nieuw HR- en salarissysteem implementeren, komen er later achter dat de software niet altijd datgene levert wat ze hadden gehoopt. Medewerkers blijken bijvoorbeeld moeite te hebben met het gebruik, of de beloofde efficiencywinst blijkt tegen te vallen. Hoe voorkom je een mislukt implementatietraject? Let op deze vijf valkuilen uit de praktijk.
Je hebt niet goed geïnventariseerd wat je precies nodig hebt als organisatie. Bij het zoeken naar een systeem is de eerste vraag wat een pakket in ieder geval moet kunnen. Heb je een gecombineerd HR- en salarissysteem nodig of passen twee aparte systemen beter bij de organisatie? Wil je in de cloud werken of toch liever een toepassing waar lokaal mee wordt gewerkt? Start je zoektocht met het in kaart brengen van je wensen.
Het management maakt de keuze zonder de eindgebruikers te betrekken. Deze valkuil zorgt ervoor dat het draagvlak onder de gebruikers klein en de kans op weerstand groot is. Door de eindgebruikers vanaf de start nadrukkelijk in te schakelen bij het keuzetraject, leg je de basis voor een succesvolle implementatie. De eindgebruikers zijn een belangrijke schakel, omdat zij de bestaande processen goed kennen. Hun input is daardoor van wezenlijk nut in de oriëntatiefase.
De keuze voor een bepaald pakket wordt gemaakt op onjuiste gronden, bijvoorbeeld omdat de leverancier een bevriende relatie is of een succesvolle concurrent hetzelfde pakket gebruikt. Kies daarom altijd drie pakketten die voldoen aan de basiseisen en voldoende draagvlak genieten onder je eindgebruikers. Maak van daaruit een nadere selectie.
De pakketten worden niet beoordeeld aan de hand van een kosten- en batenanalyse. Bij de selectie spelen voordelen als gebruiksgemak en brede functionaliteit een belangrijke rol, maar ook alle kosten moeten goed op een rij worden gezet. Zo kan het een verschil maken of je een systeem op abonnements- of op licentiebasis aanschaft. Een goede analyse voorkomt dat een systeem uiteindelijk duurder blijkt te zijn dan aanvankelijk gedacht en je op termijn tegen verborgen kosten aanloopt.
Je maakt na de definitieve keuze een implementatieplan met onmogelijke doelstellingen. Een nieuwe HR- en Salarissysteem vraagt om een goede voorbereiding en mag nooit een haastklus zijn. Het komt vaak voor dat een organisatie in het najaar kiest voor een nieuw pakket en dan alles op alles zet om op 1 januari van start te gaan. Dat is niet verstandig. Zorg voor een goed plan met ruimte voor training van medewerkers. Stel doelen die haalbaar zijn en zorg er ook voor dat er na de implementatie goede support is voor de gebruikers, zeker in de eerste weken na de implementatie.
Het aanbod aan HR- en Salarissystemen is enorm en ze beloven allemaal gouden bergen. Maar de echte voordelen zijn alleen te bereiken als je een zorgvuldige selectie maakt en vervolgens gestructureerd aan de slag gaat met de implementatie. Quoratio kan daarbij helpen door het leveren van een ervaren payroll-consultant met kennis van de processen en de software.
