Business Intelligence in de praktijk: van operationele naar strategische financiële bedrijfsvoering Hoe ziet de toepassing van Business Intelligence er in de praktijk uit? En welke voordelen kan dit jouw organisatie bieden? Onze Finance & Control Consultant Brecht Versteegh vertelt in deze blog meer over zijn ervaringen met Business Intelligence binnen Finance & Control.
En dan ben je opeens controleplichtig
Een van onze opdrachtgevers in de handelssector zocht advies voor innovatiemogelijkheden in zijn financiële bedrijfsprocessen. Doordat ze in de afgelopen jaren een stevige groei hebben meegemaakt, zijn ze in 2020 voor het eerst controleplichtig geworden.
Voorheen werd er in de bedrijfsvoering een focus gehanteerd op operationele efficiëntie en het optimaliseren van de verkoop en logistiek. Als gevolg is de gehele IT-infrastructuur hierop ingericht en zijn deze processen grotendeels gerobotiseerd. Ze beschikken ondertussen over een Business Intelligence architectuur waarbij de cijfers uit de operationele processen gestructureerd in de datawarehouse terechtkomen en er actueel inzicht is op de operationele bedrijfsprocessen. In de logistieke processen zijn door robotisering nu relatief minder werknemers nodig. Ook kan er zo snel gehandeld worden op bewegingen in de markt en kunnen materialen en medewerkers op korte termijn efficiënt en effectief worden gealloceerd. Er is beduidend minder “waste” aanwezig in de operationele processen.
Automatiseren van financiële processen
Echter speelde er vanwege de recente controleplicht een nieuwe uitdaging: er waren nog geen financiële processen geautomatiseerd. Er vond voornamelijk besluitvorming plaats die werd gebaseerd op operationele dashboards. Er was een groot team op de financiële afdeling bezig om de administratieve organisatie en de interne beheersing voor de eerste controle voor te bereiden. Onze Finance & Control Consultant Brecht Versteegh raakte betrokken bij dit proces en keek met ze mee naar het toepassen van Business Intelligence in de praktijk.
Brecht: “Het viel me op dat er op de financiële afdeling veel repeterende taken werden uitgevoerd terwijl de processen in de productie en het magazijn al ver geautomatiseerd waren”. In opdracht van het management is Brecht een onderzoek gestart naar innovatiemogelijkheden voor de financiële bedrijfsprocessen. “Het was supergaaf om te doen, financiële rapportering is mijn passie en ik had me recent verdiept in de mogelijkheden die Business Intelligence daarin kon bieden. Het was ontzettend interessant om dit te kunnen onderzoeken in de praktijk!” De finance manager vond het belangrijk dat de kosten voor deze innovatiemogelijkheden de baten niet zouden overtreffen, ook moesten geautomatiseerde financiële rapporten flexibel aanpasbaar blijven."
Het proces achter de toepassing van business intelligence
“Met dit in het achterhoofd bracht ik de innovatiemogelijkheden in kaart en heb ik de bedrijfsprocessen, de IT-infrastructuur en de datastromen van het bedrijf gemodelleerd. Door medewerkers van verschillende afdelingen te interviewen en te luisteren naar hun ervaringen met de informatiesystemen, werd mij duidelijk waar de aanpassingen het meest nodig waren. Na uitgebreid onderzoek heb ik twee adviezen uitgewerkt en aan het management voorgelegd die ieder afzonderlijk de benodigde financiële bedrijfsprocessen konden robotiseren. In beide gevallen was een herindeling van de Business Intelligence architectuur en een aanpassing van de ETL-procedure benodigd.”
“Het eerste advies zorgde voor een toekomstbestendige Business Intelligence architectuur die beter schaalbaar wordt en waar flexibeler nieuwe systemen aan gekoppeld kunnen worden terwijl het tweede advies goedkoper was om te implementeren. Momenteel is het management aan het beslissen welk advies ze gaan implementeren. Een ding is duidelijk: ze zijn super enthousiast geworden over de mogelijkheden die het bieden gaat.”, aldus Brecht.
Het resultaat: van operationele naar strategische financiële bedrijfsvoering
Er zullen namelijk veel voordelen voortvloeien uit de voorgestelde aanpassingen. “Ten eerste zullen de transactieverwerking en een gedeelte van het financiële rapporteringsproces gerobotiseerd worden. Ook beschikt de financiële afdeling straks over extra controlemiddelen waarmee de administratie kan worden gescand op foutieve boekingen. De nieuwe data die beschikbaar komt zorgt dat het inzicht in de financiële situatie en de productiviteit van medewerkers aanzienlijk wordt vergroot. Daarnaast ontstaan er nieuwe mogelijkheden voor Data Analytics waardoor bijvoorbeeld efficiëntere budgetten opgesteld kunnen worden en er effectievere prijzen bepaald kunnen worden. Het belangrijkste voordeel? Het bedrijf beschikt straks over real-time inzicht in de financiële situatie waardoor er voor strategische bedrijfsvoering en voor financiële verslaggeving gebruik kan worden gemaakt van real-time financiële cijfers.” Op naar de eerste accountantscontrole!
Neem contact op
Wil jij ook aan de slag met het automatiseren van financiële processen, het implementeren van Business Intelligence en naar echte stuurinformatie op basis van strategische dashbaorboards? Neem dan contact met ons op.
