Veel organisaties werken al geruime tijd met AFAS, maar benutten het systeem niet volledig. Rapportages worden handmatig samengesteld, verantwoordelijkheden zijn onduidelijk, en wijzigingen leiden vaak tot extra werk in Excel.
De AFAS-Analyse tool als oplossing voor handmatig werk
De AFAS-Analyse tool van FITZ is hiervoor de oplossing. We hebben een team van 10 consultants die deze geavanceerde analyses hebben ontwikkeld, speciaal om financiële processen te vereenvoudigen en te versnellen.
We zijn het gesprek aangegaan met Saskia van Engelen-Eijndhoven, consultant bij FITZ Finance & Control, om vanuit de praktijk te horen wat de AFAS-analyses een organisatie kan opleveren. Saskia is een aantal jaren werkzaam bij FITZ en sinds twee jaar als Consultant Finance & Control ook medeverantwoordelijk voor de implementatie van de AFAS-analyses.
Wat leveren de AFAS-analyses op?
De AFAS-Analyses zijn speciaal ontworpen om de financiële processen met betrekking tot de maand- en jaarafsluiting en accountantscontrole te automatiseren. Daarbij ligt de focus op het verbeteren van kwaliteit en snelheid van je rapportageproces.
“Afsluitingen kunnen worden verbeterd door gebruik te maken van het periode afsluitingsplan in AFAS. De ontworpen analyses door FITZ zijn hier een mooie toevoeging op.”
Ook de jaarrekening is onderdeel van het AFAS-Analyses pakket. Veel organisaties ervaren het opstellen van een jaarrekening tijdrovend. FITZ heeft het zo ontworpen dat de jaarrekening met onderliggende specificaties met één druk op de knop gedownload kan worden uit AFAS.
We vroegen Saskia vervolgens naar de Unique Selling Points van de AFAS-Analyses:
“Het feit dat het bruikbaar is voor het hele financiële team, dat je homogene balansspecificaties hebt, je de snelheid verhoogt en de foutgevoeligheid verlaagt.”
Het resultaat? Minder werkdruk, meer grip en inzicht voor het hele team.
AFAS-Analyses in de praktijk: Efficiëntie, overzicht en continuïteit
Saskia heeft onlangs bij een zorgorganisatie de AFAS-Analyses geïmplementeerd, naast haar rol als interim business controller. De manager gaf aan dat de periodeafsluitingen bijzonder lang duurden en heeft de hulpvraag gesteld om deze te verbeteren.
“Ik ben eerst gestart als business controller om verbeteringen in de periodeafsluiting door te voeren. Langzamerhand kwamen we bij de implementatie van de analyses en dat heb ik toen samengehangen met dat periode afsluitingsplan.”
Als voorbeeld van een foutgevoelig en langdurend proces werd het uitdraaien van de balansspecificaties benoemd. Grootboekrekeningen hebben een bepaald bedrag op de balans en je wilt als organisatie duidelijk specificeren waar dat bedrag uit bestaat. Waar geëxporteerde data uit AFAS voorheen met Excel-bestanden werd bijgehouden, kan dat nu direct uit AFAS gegenereerd worden:
“Je ziet vaak dat organisaties een Excel-bestand van de vorige maand gebruiken en dan de gegevens van de nieuwe maand er in plakken. Dat is super foutgevoelig en ook tijdrovend. Met de AFAS-Analyses heb je een specificatie met de nieuwe data met een druk op de knop inzichtelijk.”
Naast tijdswinst en een verbeterde kwaliteit van je periodieke afsluitingen, verloopt de accountantscontrole hierdoor een stuk soepeler:
“Doordat het hele team dezelfde specificaties gebruikt, is dit sneller en duidelijker uit te leggen aan de accountant. Hierdoor is het controle team ook minder tijd kwijt aan het begrijpen van de specificatie, en loopt de controle soepeler en sneller.”
Je bespaart hiermee tijd, en dus ook geld. Daarnaast voorkom je afhankelijkheid van individuen, verklein je de kans op fouten en verhoog je de voorspelbaarheid van je maand- en jaarafsluitingen.
Onze aanpak: inhoud én overdracht
Een analyse is slechts het begin. Bij FITZ zorgen we ervoor dat je team ook echt zelfstandig verder kan met de nieuwe inrichting. Onze consultants combineren systeemkennis met inhoudelijke expertise op het gebied van finance.
Het traject bestaat uit:
Een intake waarin we de processen en inrichting doorlichten
Een workshop voor het financiële team om de analyse te begrijpen
Een implementatieperiode van 2 uur per week, gedurende circa 3 maanden
Structurele overdracht van kennis en best practices
Deze aanpak biedt ruimte voor vragen, borgt kennis in het team en voorkomt extra druk op de dagelijkse planning.
“We zorgen er gewoon voor dat je echt in controle bent.”
Klaar om je AFAS-inrichting te optimaliseren?
Veel organisaties blijven onnodig hangen in oude structuren en bewerkelijke processen. Terwijl met de AFAS-Analyses veel werk uit handen kan worden genomen.
“Wat ik vaak zie, is dat mensen aan de slag gaan zonder goed overzicht van wat er al is. Dan mis je inzicht. En als je geen overzicht hebt, ga je dingen dubbel doen.”
Onze analyses zijn de eerste stap naar een efficiënter ingericht systeem en toekomstbestendige financiële afdeling.
Meer weten?
Gebruik je AFAS, maar voelt finance nog als handwerk? Plan dan een vrijblijvende demo met een van onze consultants. Tijdens de sessie laten we zien hoe onze aanpak werkt – en wat het voor jouw organisatie kan betekenen.
Neem contact op voor het inplannen van een demo.
Meer weten? Neem contact op!
Milan van der Veen
Senior Accountmanager