Soms ligt er een vraagstuk waarvoor nog geen standaardaanpak bestaat. Er moet snel iets gebeuren, terwijl de inhoud complex is en de juiste ervaring niet altijd intern beschikbaar is. Juist dan helpt het als professionals snel kunnen instappen, overzicht creëren en samen met de organisatie tot een werkbare aanpak komen.
Dat gebeurde ook bij een recente opdracht binnen het sociaal domein. Een team van FITZ werkte mee aan een terugbetalingsoperatie voor een groep (voormalige) cliënten. Een traject waarin zorgvuldigheid, snelheid en aandacht voor de inwoner samenkwamen.
Van complex vraagstuk naar heldere uitvoering
Binnen het team Inkomensondersteuning Schuldhulp lag een bijzondere opgave: een groep (voormalige) cliënten had recht op een terugbetaling.
Dat klinkt misschien eenvoudig. In de praktijk kwam er veel bij kijken. Dossiers moesten worden uitgezocht, administratieve gegevens moesten gecontroleerd worden en inwoners duidelijk geïnformeerd. Tegelijkertijd moest de voortgang erin blijven.
Om dit goed aan te pakken, werd een projectteam ingericht. Vanuit FITZ sloten vier professionals zich aan.
Samen brachten zij verschillende soorten ervaring mee. Van financiële kennis en schuldhulpverlening tot procesmatig werken en communicatie. Daardoor konden zij snel aan de slag.
De opdracht vroeg om een breed palet aan competenties: van secuur, rechtmatig en efficiënt werken tot zorgvuldige en inwonergerichte communicatie, het verbeteren van werkwijzen en het oplossen van afwijkende casussen. De kracht van het team lag in de diversiteit aan talenten, waardoor voor iedere uitdaging een passend antwoord werd gevonden.''
- Cederick Botjes, Projectmanager
Eerst overzicht, dan vooruit
Bij een omvangrijk traject helpt harder werken alleen niet. Je moet vooral weten wat er moet gebeuren, in welke volgorde en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Het team bracht daarom eerst structuur aan in de openstaande dossiers. Vanuit dat overzicht ontstond een werkwijze waarmee dossiers zorgvuldig én in een goed tempo konden worden behandeld.
De professionals van FITZ hielpen onder andere met:
het structureren en behandelen van openstaande dossiers;
het ontwikkelen van een werkbare aanpak;
het verbeteren van processen en de onderlinge samenwerking;
het bewaken van de voortgang;
het delen en borgen van kennis binnen het team.
Zo ontstond steeds meer grip op de operatie.
Niet alleen uitvoeren, maar ook meedenken
Een interim-opdracht betekent voor FITZ niet simpelweg extra capaciteit leveren. Onze professionals kijken ook naar wat er achter het werk ligt.
Waar loopt het proces vast? Wat kan slimmer? En hoe richt je het werk zo in dat collega's er ook later mee verder kunnen?
Binnen deze opdracht betekende dat dat het team niet alleen dossiers behandelde. De professionals dachten actief mee over de werkwijze en samenwerking. Een complex vraagstuk werd zo stap voor stap vertaald naar een concrete aanpak.
Dat helpt tijdens de opdracht, maar ook daarna. Want een goede oplossing zit niet alleen in het afronden van werk. Het gaat er ook om dat kennis en een werkbare werkwijze achterblijven bij de organisatie.
Zorgvuldig werken voor de inwoner
Achter ieder dossier zit een persoon. Zeker bij een terugbetalingsoperatie is dat belangrijk om voor ogen te houden.
Voor inwoners moet duidelijk zijn waar ze aan toe zijn, waarom ze een bedrag ontvangen en wat er van hen wordt verwacht. Daarom speelde communicatie een belangrijke rol binnen het traject.
Door inwoners proactief te benaderen en helder uit te leggen wat er gebeurde, werkte het team aan duidelijkheid en vertrouwen. Dat verkleint bovendien de kans op onnodige vervolgvragen.
Die combinatie van zorgvuldig dossierwerk en persoonlijke communicatie heeft resultaat opgeleverd. Inmiddels is het overgrote deel van de dossiers succesvol afgehandeld en is er meer grip op het proces.
Samen werken aan een oplossing die blijft
Deze opdracht laat zien wat er mogelijk is wanneer inhoudelijke kennis, procesmatig werken en aandacht voor mensen samenkomen.
De professionals van FITZ konden snel instappen, maar namen ook de tijd om het vraagstuk goed te begrijpen. Ze voerden uit waar dat nodig was en verbeterden waar dat mogelijk was.
Vooruitgang zit niet alleen in een afgerond dossier. Het zit ook in een proces dat beter werkt, kennis die binnen de organisatie blijft en inwoners die weten waar ze aan toe zijn.
Ook een complex vraagstuk binnen jouw organisatie?
Niet ieder vraagstuk heeft direct een pasklare oplossing. Soms heb je vooral de juiste mensen nodig om samen te ontdekken wat wél werkt.
FITZ zet professionals in die snel hun weg vinden in complexe vraagstukken en tegelijkertijd kijken hoe het werk slimmer en beter kan.
