Een rapport waar je mee vooruit kan
Bij de voortdurende ontwikkeling van systemen, processen en mensen ontstaat vaak de behoefte aan duidelijkheid. Dat was ook het geval bij de Radboud Universiteit. Verschillende afdelingen werkten op hun eigen manier, terwijl de processen in de basis vergelijkbaar waren. Dat zorgde voor inefficiënties. De gebruikelijke ‘brown paper’-sessies en dikke rapporten bleken in de praktijk niet altijd effectief.
FITZ Finance & Control pakte het anders aan: praktisch, met aandacht voor de specifieke context en mensen binnen de organisatie. Het resultaat? Een Quickscan die niet verdwijnt in een la, maar een concreet en direct toepasbaar rapport oplevert. Met inzichten die aanzetten tot actie.
Wat is een Quickscan?
De Quickscan van FITZ geeft snel inzicht in het verbeterpotentieel van je financiële processen en systemen. Denk aan optimalisaties in managementinformatie, maandafsluiting, of benchmarking ten opzichte van andere organisaties. Het resultaat is een helder advies met concrete verbeterpunten, direct toepasbaar in de praktijk.
Over de klant
De Radboud Universiteit in Nijmegen is een van de beste brede, klassieke universiteiten van Nederland. Binnen de organisatie werken ruim 6.000 mensen. De centrale grootboekadministratie is onderdeel van Radboud Services, waar ruim 1.300 collega’s actief zijn.
Uitdagingen
Verschillende werkwijzen per faculteit of divisie
Geen duidelijke basis voor kennisoverdracht
Onderbezetting en hoge werkdruk
Resultaten
Concreet adviesrapport met verbeterpunten
Invoering van de PDCA-methodiek
Meer werkplezier en betrokkenheid onder medewerkers
Dezelfde processen, maar net even anders
“Je voert hetzelfde soort werk uit, maar toch lopen processen anders,” vertelt Jorien van Soest, teamleider Grootboek. “Elke faculteit heeft zijn eigen focus: de een werkt projectgericht, de ander met verbijzonderingen. Voeg daar corona en ziekteverzuim aan toe, en het probleem wordt zichtbaar.”
Behoefte aan een frisse blik
“Collega’s moesten in coronatijd worden ingewerkt. Dan schieten zaken zoals kennisoverdracht er vaak bij in. Waardoor kleine dingen, zoals werken met een systeem, minder goed worden opgepakt. In een systeem zitten allerlei slimmigheidjes, maar als niemand je dat vertelt, ga je ze nooit vinden. Heb je die basis wel op orde dan kun je makkelijker bijspringen als er bij een faculteit behoefte is aan ondersteuning.
Om te voorkomen dat we weer aan de slag gaan in een goedbedoelde werkgroep, zonder resultaat, besloten we om de hulp in te schakelen van FITZ Finance & Control. Zeker ook doordat je in de waan van de dag zit is het beter om hier met een frisse blik naar te kijken.”
De aanpak: luisteren, analyseren, dóen
Maurice Simmelink, Lead Consultant bij FITZ Finance & Control:
“Wij zijn in gesprek gegaan om de doelstelling en scope van de QuickScan te bepalen. Samen met de opdrachtgever wordt bepaald waar de uitdagingen en de behoefte ligt. Dit wordt vertaald naar een projectvoorstel waarin de situatie wordt geschetst met de doelstelling voor het onderzoek. De hoofdvraag: 'Welke mogelijke verbeteringen zorgen voor optimalisatie van de operationele processen van team Grootboek en kunnen mogelijk bijdragen aan het vergroten van het werkplezier?’”
“Om antwoord te kunnen geven op de hoofdvraag hebben wij doormiddel van gerichte vragen en open gesprekken de uitdagingen blootgelegd en de behoeften van het team in kaart gebracht.”
Voor de uitvoering van deze QuickScan is op de volgende manieren informatie verzameld:
Interviews met alle grootboekadministrateurs
Inhoudelijke sessies met verdieping op processen
Analyse en toetsing van werkwijzen en documentatie
Een vragenlijst gericht op perceptie van werkplezier
Iedereen moet zijn zegje kunnen doen
Je kunt als organisatie alleen veranderen als iedereen meedoet. Dat besef leefde ook binnen de Radboud Universiteit.
Jorien van Soest, teamleider Grootboek:
“Wij wilden echt dat alle medewerkers hun zegje konden doen, daarom vonden de interviews individueel plaats, zodat mensen ook vrijuit konden praten.”
Knelpunten in kaart brengen
Esmé Ratering, Consultant bij FITZ Finance & Control:
“Wanneer iemand binnenkomt, vorm je direct een eerste indruk. Sommige mensen praten uitgebreid, terwijl anderen beknopt antwoorden. Het is belangrijk om hiermee om te gaan en alle benodigde informatie te verkrijgen. Knelpunten worden vaak snel duidelijk. Als we denken dat iets een probleem is maar anderen dit niet ervaren, is dat een signaal om verder te onderzoeken waarom dit verschil bestaat. We stellen vervolgvragen zoals: ‘Ervaar jij dit ook? Hoe kijk jij hiernaar?’ Dit helpt ons om tot de kern van het probleem te komen.”
Rapport met verbeterpotentieel
Het resultaat van de Quickscan is een adviesrapport met een praktisch plan van aanpak, waarin verbeteringen benoemd staan om de processen van team Grootboek naar een hoger niveau te brengen. In het rapport is bij de beschrijving van de huidige situatie een analyse toegevoegd en het verbeterpotentieel aangegeven.
Maurice Simmelink:
“Uit de nulmeting van de operationele processen blijkt dat verdere automatisering van activiteiten en werkzaamheden mogelijk is. Hoewel de basis van de operationele processen in orde is, biedt de huidige inrichting en het gebruik van systemen geen optimale ondersteuning. Hierdoor worden te veel activiteiten en werkzaamheden handmatig uitgevoerd, zonder voldoende automatiseringsondersteuning in de huidige financiële verantwoording."
“Het uitgangspunt voor het advies is de analyse van de huidige situatie om het mogelijke verbeterpotentieel te herkennen. Per operationeel proces en/of werkzaamheden is een analyse uitgevoerd en zijn de te verbeteren punten aangegeven.”
Het verbeterpotentieel
Dienstverlening en servicelevel
Definieer activiteiten portfolio en service level
Streef naar de optimale oplossing voor RU breed, voorkom suboptimale oplossingen
Streef naar vermindering van uitzonderingen en accepteer deze niet langer
Zoek meer verbinding op inhoud en onderwerpen
Signaleer knelpunten en initieer verbetervoorstellen
Versterk samenwerking met de faculteiten
Structuur en samenhang
Optimaliseer de uitvoering van standaard processen en werkzaamheden
Stimuleer uitwisseling van ideeën, tips en trucs
Monitoring voortgang van de periodeafsluiting
Maak duidelijke keuze voor eenvoud
Optimaliseer periodeafsluiting om werkdruk te beperken
Geef een extra impuls aan de vervangbaarheid door werkzaamheden te rouleren
Uniformiteit en standaardisatie
Kies voor standaarden en maak deze verplicht
Verdere automatisering van de generieke processen en activiteiten, o.a. balansspecificaties en interne verrekeningen
Beperk te uitgebreide administratieve vastlegging door beleidskeuzes
Elimineer handmatige repeterende activiteiten door integratie of slimme oplossingen
Verbeter de inrichting van het administratieve proces voor sport- en cultuurabonnementen
Samenwerking en communicatie
Stimuleer kennisdeling en het samen optrekken
Stimuleer speelruimte waarin initiatief nemen wordt beloond
Vindt elkaar op onderwerpen om krachten te bundelen
Bespreek de ontwikkeldoelen frequent
Maak het werken aan optimalisaties en verbeteringen meer onderdeel van de werkzaamheden
Innovatie en technologie
Zoek naar innovatieve oplossingen
Benader knelpunten vanuit een breder perspectief
Onderzoek verbetermogelijkheden samen met de afdeling functioneel beheer, organiseer een structureel overleg
Zorg dat er mogelijkheden zijn om te pionieren en uit te proberen
Stimuleer de ‘verbeter Mindset’ bij het team
Onze vraagstelling, werd van voor tot achter bekeken en concreet gemaakt. We kregen een rapport terug, met daarin het verbeterpotentieel, wat ons een kapstok gaf om verder te gaan.
Jorien van Soest, Teamleider Grootboek bij de Radboud Universiteit.
Een rapport is pas het begin
Een opgeleverd rapport is niet het eindpunt van een verbeterproces, maar juist het begin. Om daadwerkelijk vooruitgang te boeken, is het belangrijk om actief aan de slag te gaan met het verbeterpotentieel.
Esmé Ratering, Consultant bij FITZ Finance & Control:
“Samen met de Radboud Universiteit zijn we gaan kijken naar een geschikte manier om hier een vervolg aan te geven. Dit deden we door de ‘Plan, Do, Check, Act’ (PDCA) methode te introduceren. Tijdens interactieve sessies zijn we hiermee aan de slag gegaan, waarbij ze een proces benoemen, beschrijven wat de situatie nu is, welk resultaat ze willen behalen en welke stappen daarvoor nodig zijn.”
Jorien van Soest vult aan:
“Voor grotere vraagstukken is het lastiger om dit zelf te doen, maar met kleinere processen kunnen we dat zelf. We proberen dit nu aan te houden en consequent te blijven doen, zodat we hier ook in de toekomst profijt van blijven houden.”
Meer werkplezier
Naast concrete inzichten leverde de Quickscan ook meer werkplezier op.
Jorien:
“Mensen moeten merken dat er naar hen geluisterd wordt. In het voorbijgaan wordt er vaak van alles gezegd, maar daar blijft het dan bij. Nu heeft iedereen een kans gekregen om te zeggen wat er niet werkt. Dat is verwerkt in het rapport en herkent iedereen iets van zichzelf daarin. We doen het echt samen.”
Ook maakt het rapport een groter probleem beter behapbaar, wat zorgt voor meer overzicht en duidelijkheid.
“Als iedereen precies weet wat hij moet doen, wat er verwacht wordt, dan werkt dat veel makkelijker.”
Een rapport waar je mee vooruit kan
Als organisatie zoek je een oplossing voor je probleem – geen fancy presentatie of een rapport vol moeilijke woorden. Je wilt iets waar je écht mee vooruit kunt. Precies dat is wat FITZ Finance & Control heeft geleverd.
“Wij wilden vooral een werkbaar document. Iets waarmee we vooruit kunnen. We zaten niet te wachten op een sessie, waarbij we weer een flip-over vol schrijven en er uiteindelijk niets mee kunnen. Dit rapport maakt onze problemen echt tastbaar en voor ons straks ook meetbaar. Voorlopig hebben we voldoende te doen en gaan we samen met FITZ Finance & Control aan de slag om onze processen nog beter te maken.”
Ook direct inzicht in jouw financiële processen?
Met de FITZ Quickscan krijg je concrete adviezen waarmee je direct aan de slag kunt. Geen overdaad aan theorie, maar praktische verbeterpunten.
