Van handmatige werkzaamheden naar automatisering

De uitdaging

Scalabor werkte met een verouderd urenregistratiesysteem. Veel processen verliepen handmatig, wat leidde tot fouten, inefficiëntie en frustratie. Leidinggevenden waren wekelijks veel tijd kwijt aan het invoeren van uren voor medewerkers die dat niet zelf konden. Niet alle afdelingen gebruikten het systeem, waardoor er werd uitgeweken naar Excel. De organisatie had behoefte aan één centrale, betrouwbare oplossing.

Over Scalabor

Scalabor is een sociaal werkbedrijf in Arnhem en biedt werk aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Met bijna 3.000 medewerkers – van de oude SW-populatie tot nieuwe instroom – speelt Scalabor een belangrijke rol in een inclusieve arbeidsmarkt.

De rol van onze professional

“Het bestaande systeem was foutgevoelig en tijdrovend,” vertelt Michaël Weima, Consultant bij FITZ HR & Payroll. “AFAS was wel in gebruik, maar onvoldoende geschikt voor de complexe urenregistratie en cao-structuur van Scalabor.

We hebben een werkgroep gevormd waarin alle afdelingen waren vertegenwoordigd. Zo brachten we samen de wensen en eisen in kaart. In samenwerking met een externe leverancier hebben we een nieuwe oplossing ingericht, waarin AFAS en TimeTell met elkaar gekoppeld zijn.

AFAS verzorgt nu de facturatie, terwijl TimeTell zorgt voor een efficiënte urenregistratie. Tijdens de implementatie hebben we veel aandacht besteed aan training, gebruiksvriendelijkheid en feedback van medewerkers. Dat maakte het systeem toegankelijk én effectief.”

Resultaat

• Efficiëntere invoer: De tijd voor urenregistratie daalde van 15-20 naar 5 minuten per week.

• Verhoging van effectiviteit: De koppeling tussen TimeTell en AFAS heeft handmatige taken en dubbele handelingen verminderd. AFAS verzorgt de facturatie, terwijl TimeTell de urenregistratie automatiseert. 

• Meer tevredenheid: Minder handmatig werk en betere ondersteuning zorgen voor meer gebruiksgemak en tevreden medewerkers.

Iedereen meenemen in verandering 

“Door eerdere ervaringen waren de verwachtingen laag. Daarom was het belangrijk om vanaf het begin draagvlak te creëren,” vertelt Michaël. “We kozen bewust voor een bottom-up aanpak, waarbij medewerkers actief werden betrokken. Elke afdeling kreeg de ruimte om het systeem te testen en feedback te geven. Die input gebruikten we om het systeem te optimaliseren.

We boden duidelijke en toegankelijke trainingen aan, ondersteund met praktische voorbeelden. Zo voelde iedereen zich goed voorbereid. Dat gaf vertrouwen én enthousiasme. Medewerkers werden positief over de nieuwe werkwijze en namen hun collega’s daarin mee. Zo ontstond er een beweging van binnenuit, met ambassadeurs die de verandering actief ondersteunden.”

Organisaties sterker achterlaten

“Wat ik het mooiste vind aan mijn werk bij FITZ, is dat ik ergens binnenkom met het doel om een organisatie beter achter te laten dan toen ik begon,” zegt Michaël. “Ik wil zorgen voor een oplossing die blijft werken, ook zonder mijn hulp. Bij Scalabor zag ik snel waar het beter kon, en kreeg ik de ruimte om dat samen met de organisatie grondig aan te pakken.

Dat geeft energie: processen verbeteren, verder kijken dan de standaard en echt waarde toevoegen. Die ruimte kregen we, en dat maakt het verschil.”