Van handmatige werkzaamheden naar automatisering

De uitdaging

De grootste uitdaging voor Scalabor was de verouderde urenregistratie en HR-processen, die grotendeels handmatig werden uitgevoerd. Leidinggevenden waren veel tijd kwijt aan het handmatig invoeren van uren voor medewerkers die dat zelf niet konden. Het oude systeem was omslachtig, foutgevoelig en werd door een deel van de organisatie niet eens gebruikt, waardoor afdelingen met Excel werkten. Dit zorgde voor inefficiëntie, tijdverlies en een hoge foutgevoeligheid binnen de organisatie. 

Over Scalabor

Scalabor is een sociaal werkbedrijf gevestigd in Arnhem, dat werkgelegenheid biedt aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Met bijna 3000 werknemers, bestaande uit zowel de oude SW-populatie als nieuwe instromers, speelt Scalabor een belangrijke rol in de inclusieve arbeidsmarkt.  

 De rol van onze professional

"Het bestaande urenregistratiesysteem was zeer foutgevoelig en tijdrovend. Leidinggevenden moesten wekelijks handmatig de uren van hun team invoeren," vertelt Michaël Weima, Consultant bij FITZ HR & Payroll. "Hoewel AFAS al in gebruik was voor zaken zoals naam- en adresgegevens, was het te beperkt om de complexe urenregistratie en cao’s van Scalabor te ondersteunen.  

We hebben toen een werkgroep opgezet waarin elke afdeling vertegenwoordigd was, om samen te bepalen wat de specifieke wensen en eisen waren. In samenwerking met een externe leverancier heb ik het nieuwe geautomatiseerde systeem geïmplementeerd dat alle verschillende cao’s en werkprocessen kon ondersteunen.

We hebben gekozen voor een koppeling tussen TimeTell en AFAS. Terwijl AFAS nu de facturatie verzorgt, automatiseert TimeTell de urenregistratie. Tijdens de implementatie heb ik ervoor gezorgd dat alle medewerkers goed getraind werden en dat hun feedback werd verwerkt in de optimalisaties van het systeem. Dankzij deze aanpak werd het nieuwe systeem niet alleen gebruiksvriendelijker, maar ook veel efficiënter." 

Resultaat

• Efficiëntieverbetering: De tijd die leidinggevenden kwijt zijn aan ureninvoer is teruggebracht van 15-20 minuten naar 5 minuten per week. 

• Verhoging van effectiviteit: De koppeling tussen TimeTell en AFAS heeft handmatige taken en dubbele handelingen verminderd. AFAS verzorgt de facturatie, terwijl TimeTell de urenregistratie automatiseert. 

• Stijging in medewerkerstevredenheid: Minder frustratie en meer gebruiksgemak zorgen voor een hogere tevredenheid. 

Iedereen meenemen in verandering 

"Door eerdere slechte ervaringen waren de verwachtingen laag. Daarom was het cruciaal om meteen draagvlak te creëren. We kozen voor een bottom-up aanpak, waarbij medewerkers direct betrokken werden bij het proces. Elke afdeling kreeg de kans om het systeem te testen en feedback te geven, die we vervolgens gebruikten om het te optimaliseren.

We boden toegankelijke trainingen aan, ondersteund met duidelijke uitleg en voorbeelden, zodat iedereen goed voorbereid aan de slag kon. Dit hielp medewerkers enthousiast te krijgen over de oplossing, en dat enthousiasme werkte aanstekelijk. Ze namen anderen binnen de organisatie mee in de verandering en groeiden zo uit tot ambassadeurs van de nieuwe aanpak." 

Organisaties beter achterlaten 

“Wat ik het mooiste vind aan mijn werk bij FITZ, is dat ik als consultant een organisatie binnenkom met het doel om die beter achter te laten dan toen ik kwam. Ik wil eigenlijk mezelf overbodig maken, zodat ze zonder hulp verder kunnen. Bij Scalabor zag ik al snel verbeterpunten en mocht ik de implementatie leiden. Dat geeft me energie: processen verbeteren en verder kijken dan de standaard. Het is ook de kracht van FITZ om verder te kijken dan alleen het huidige werk en iets extra's te bieden. Scalabor gaf me gelukkig de ruimte om dit grondig aan te pakken.”