Het is inmiddels bijna niet meer weg te denken in deze moderne wereld; taken die worden overgenomen door machines of computers. Dit fenomeen staat bekend als automatisering. Deze ontwikkeling is het gevolg van voortdurende technologische vooruitgang en modern innoveren, met name op het gebied van kunstmatige intelligentie en robotica.
Het overnemen van routinematige taken door machines gebeurt in diverse sectoren. Dit varieert van productie tot dienstverlenende industrieën zoals klantenservice en transport. Automatisering biedt voordelen.
Automatisering binnen de zorg
Ook binnen de zorg wordt automatisering steeds prominenter. Kunstmatige intelligentie wordt bijvoorbeeld ingezet voor het stellen van diagnoses. Geavanceerde algoritmen kunnen hierbij enorme hoeveelheden medische gegevens analyseren om zo sneller en nauwkeuriger diagnoses te stellen. Echter, de zorg kampt met een veel groter probleem: de toenemende administratieve taken die bij het geheel komen kijken. Ons motto binnen FITZ is streven naar een wereld van Zero Admin, een wereld waarin (handmatige) administratie overbodig is. Inmiddels hebben we een team van experts rondlopen op het gebied van automatisering. Door taken te automatiseren, kunnen de zorgverleners en zorgadministratie medewerkers zich meer richten op directe patiëntenzorg en verdere innovaties.
RPA neemt repetitieve taken over
Eén van de manieren om dit te realiseren is Robotic Process Automation, ook wel bekend als RPA. RPA maakt gebruik van softwarebots om repetitieve, regel gebaseerde taken uit te voeren. Denk hierbij aan het automatisch afhandelen van nog openstaande afspraken. Het maakt gebruik van een user-interface waarin de menselijke interacties met digitale systemen, zoals klikken op knoppen, invoeren van gegevens of het afwerken van gestandaardiseerd werk, worden nagebootst. Het verhoogt de efficiëntie, vermindert fouten en de robot kan zowel overdag als ‘s nachts zijn taken uitvoeren. Binnen FITZ streven we ernaar om de robot uit de mens te halen en de menselijke werknemers vrij te maken om zich meer te richten op complexe taken.
De afgelopen maanden is Carlita Verhoef, een van onze consultants, betrokken geweest bij het automatiseren van verschillende processen bij één van onze klanten: Entrea Lindenhout, een organisatie die zich richt op jeugd- en opvoedhulp. De proceseigenaar van Entrea Lindehout vertelt over deze samenwerking.
Automatisering bij Entrea Lindenhout
Bij Entrea Lindenhout zijn we 2 jaar geleden gestart met RPA op de afdeling Zorgadministratie. Het eerste punt waarmee we aan de slag gingen was een eenvoudig maar tijdrovend, 2-wekelijks terugkerend, zorgadministratief proces; de registratie van de aanwezigheidsdagen bij weekend/vakantie pleegzorg voor facturatie aan de gemeente.
Samen met de RPA developer van FITZ werd bekeken hoe het administratieve proces werd uitgevoerd door de medewerker. Vervolgens werd gekeken hoe dit door de robot nog slimmer opgepakt kon worden. Al snel groeide het vertrouwen en inzicht in wat de mogelijkheden waren van de robot en werd het volgende RPA-proces uitgewerkt, namelijk het verzenden van de vragenlijsten aan het einde van de hulp aan de cliënt en/of ouders met gezag.
Tijd besteden aan complexere werkzaamheden
Omdat deze werkzaamheden worden overgenomen door de robot kunnen de medewerkers de vrijgekomen tijd gebruiken voor meer complexere zorgadministratieve vraagstukken en ondersteuning van de hulpverleners. Naast de tijdwinst die de robot met zich meebrengt is de robot betrouwbaarder. De robot wordt niet wordt afgeleid en voert de registratie uit volgens het script.
De hulpverleners, afdeling ICT, Applicatiebeheer en Informatievoorziening werden actief betrokken bij de technische RPA-inrichting en ontwikkelingen. Ook andere afdelingen zoals Finance, Facilitair en HR werden geïnformeerd over de mogelijkheden van RPA. In overleg met de afdeling Zorgadministratie werd het volgende RPA-proces, het verzenden van de JW305 en JW307 berichten, ontwikkeld. De RPA-processen worden wekelijks gedraaid. Na afloop stuurt de robot per proces een rapport van de uitgevoerde en uitgevallen activiteiten aan de afdeling.
De medewerker van de zorgadministratie controleert de rapporten en zet de actie uit op de uitgevallen regels. Het is belangrijk dat de medewerkers het betreffende proces zelf ook goed kennen en handmatig kunnen uitvoeren. Binnen de afdeling Zorgadministratie zijn we enthousiast en zijn inmiddels nog 2 medewerkers actief betrokken bij de ontwikkeling van volgende RPA-processen. De samenwerking met Carlita Verhoef en Lennart Santifort verloopt prettig. De ontwikkelfase van een RPA-proces is zorgvuldig en intensief. Als het RPA-proces loopt levert het veel tijdswinst op voor de zorgadministratie
RPA in jouw zorgorganisatie?
Klinkt dit verhaal bekend in de oren? En bent u benieuwd naar wat FITZ voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan neem dan vrijblijvend contact op met Rein Kooi (+31 6 82249796) of Lars Blaauwbroek (+ 31 6 57380846). We komen graag in contact!