Consultant in Beeld, Wim Dros, projectmanager

Bij Rail & OV draait alles om betrouwbaarheid, zorgvuldigheid en betrokkenheid bij de deelnemer. Als zelfadministrerend pensioenfonds voeren zij alles in eigen huis uit: van administratie tot vermogensbeheer. Daarmee onderscheiden zij zich van veel andere pensioenfondsen die dit juist uitbesteden. Vanuit één locatie in Utrecht beheren zij de pensioenen van (oud-)medewerkers van onder andere NS, ProRail, Connexxion en Transdev. In totaal gaat het om zo’n 100.000 deelnemers, waarvan 40.000 actief en 60.000 inactief.

Maar zelf doen betekent ook: zelf de regie nemen over vernieuwing. Dat bleek toen Rail & OV besloot de landelijke standaard voor gegevensuitwisseling, de Uniforme Pensioenaangifte (UPA), te implementeren. Een belangrijke stap in de verdere digitalisering van hun pensioenadministratie.

De uitdaging: één gestandaardiseerde manier van aanleveren

Voorheen leverden werkgevers hun mutaties via Excel-formulieren aan: tijdrovend, foutgevoelig en handmatig werk. Met de komst van UPA kon dat veel efficiënter.

Rail & OV is een vrijwillig pensioenfonds. Werkgevers zijn niet verplicht om UPA te gebruiken. Dat betekende dat alle stakeholders moesten worden meegenomen, overtuigd en gefaciliteerd in de overgang.

Voor dit traject werd FITZ-consultant Wim Dros aangesteld als projectleider. Zijn opdracht: zorgen dat alle aangesloten werkgevers en hun softwareleveranciers tijdig klaar waren voor de overstap naar UPA.

De aanpak: verbinden, afstemmen en testen

Vanaf dag één zocht Wim contact met de softwareleveranciers van de aangesloten werkgevers. “Je moet deze partijen direct aanhaken,” vertelt hij. “Zij moeten immers de koppeling bouwen tussen het salarispakket en het pensioenfonds.”

Naast de UPA-implementatie stapte Rail & OV ook over op een nieuwe berekeningsmethode: VCR (voortschrijdend cumulatief rekenen). “Dat was een flinke verandering,” zegt Wim. “Het kostte veel tijd om dat goed in te regelen bij alle partijen.”

Het project vroeg om veel communicatie en pragmatisme. “Bij een kleiner pensioenfonds pak je soms meerdere rollen tegelijk. Zo heb ik ook testplannen gemaakt en testsets uitgevoerd. Niet standaard een projectleidersrol, maar wel nodig om het voor elkaar te krijgen.”

Een tijdelijke, slimme oplossing

In de voorbereiding naar de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel (Wtp) is onderkend dat Rail & OV al voor deze transitie UPA wilde implementeren. Uitdaging hierbij was dat de huidige pensioenadministratie geen mogelijkheden had om UPA te verwerken. FITZ sprong in dat gat en ontwikkelde een tussenoplossing: UPA Studio.

“Dat was echt teamwork,” vertelt Wim trots. “We zijn geen softwarepartij, maar hebben wél software ontwikkeld. Zo konden de leveranciers hun koppeling blijven gebruiken, terwijl Rail & OV de bestanden toch goed kon verwerken. Uiteindelijk is daar een werkbare, duurzame oplossing uit voortgekomen.”

Het resultaat: bijna volledige aansluiting en sterk verbeterde datakwaliteit

Het eindresultaat mag er zijn. Inmiddels levert 95% van de werkgevers via UPA aan, wat goed is voor 98,5% van alle deelnemers.

Hoewel de tijdelijke oplossing geen directe kostenbesparing opleverde, bracht het traject iets veel waardevoller: kwaliteitsverbetering. De gegevensaanlevering is nu vrijwel volledig geautomatiseerd, waardoor fouten en uitval sterk zijn verminderd.

“Dat maakt de stap naar het nieuwe pensioenstelsel (Wtp) straks een stuk makkelijker” zegt Wim.

De lessen van Wim

“Tijdens zo’n project leer je constant,” blikt Wim terug. “Soms merk je pas achteraf waar je scherper had kunnen zijn. Dat neem je mee naar een volgende opdracht.”

Voor hem is de rol van projectleider ideaal: “Je werkt aan iets met een kop en een staart. Je draagt verantwoordelijkheid, houdt mensen betrokken en zorgt dat het leuk blijft. En als iets niet goed gaat, dan sta ik daarvoor. Zo wil ik ook dat anderen met mij omgaan.”

Zijn volgende uitdaging? “Weer een project op het snijvlak van pensioen en IT. IT is cruciaal om pensioenen beheersbaar en betaalbaar te houden. De combinatie van techniek, organisatie en mensen vind ik het mooiste wat er is.”

FITZ-factor

Rail & OV koos FITZ vanwege onze bewezen expertise op het gebied van UPA-implementaties. Dankzij de combinatie van technische kennis, projectmatige aanpak en menselijke benadering kon de organisatie met vertrouwen de volgende stap zetten.

Zoals Wim het zelf zegt:

“Je bent als consultant eigenlijk een kameleon. Je past je aan aan de opdrachtgever, maar neemt altijd je kennis en kunde mee. Je kijkt wat nodig is en pakt uit je gereedschapskoffer wat past.”