De Opdracht:
Het doel van de opdracht was om tijdelijk de rol van adviseur zorgadministratie te vervullen tot er een passende kandidaat gevonden was voor de vacature. In deze rol zou ik de manager van de zorgadministratie ondersteunen bij lopende en nieuwe projecten. Daarnaast fungeerde ik als schakel tussen de zorgadministratie en het functioneel applicatiebeheer.
In deze rol had ik veel vrijheid om administratieve processen te optimaliseren om de efficiëntie te verhogen en de kwaliteit van zorg te waarborgen. Het verbeteren van processen, het minimaliseren van fouten en het realiseren van een betere integratie tussen zorg en administratie stonden centraal.
Actuele Onderwerpen:
Bij aanvang van de opdracht kwamen verschillende onderwerpen naar voren die speelden bij de organisatie:
Proces- en Inrichtingsvraagstukken:
Ik werd gevraagd om diverse processen in het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) te integreren en een effectief werkproces voor de zorgadministratie te ontwikkelen. Enkele voorbeelden van vraagstukken zijn:
1. Extreme Zorgkosten: Extreme zorgkosten zorg gebonden materiaal (M001) en de Extreme zorgkosten geneesmiddelen (M002) werden door de organisatie (en vele andere zorgaanbieders) enkel ingediend na afloop van het jaar.
2. Regiopoli VG: Deze poli is in samenwerking met andere aanbieders opgezet zodat cliënten die niet bij een zorgaanbieder verblijven wel behandeling kunnen krijgen van een Arts VG. Administratief implementeren van de Regiopoli. Dit proces moest worden opgezet en het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) ingericht worden zodat deze indicatievrije zorg geregistreerd en gedeclareerd kan worden.
3. No Shows: Er diende een proces voor het registreren en tariferen van No Shows ontwikkeld te worden.
Overvloed aan data in Power BI:
Naar aanleiding van de implementatie van een nieuw ECD heeft de organisatie de keuze gemaakt om dit te combineren met Power BI. Echter werd al snel duidelijk dat de rapportages in Power BI als onoverzichtelijk en verwarrend werden ervaren vanwege een overvloed aan data.
E-learnings voor het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD):
Om zorgverleners te ondersteunen in het effectief gebruik van het ECD, werd mij gevraagd om e-learnings te ontwikkelen gericht op plannen, registreren en fiatteren.
Uitdagingen:
Tijdens de uitvoering van deze opdracht kwamen diverse uitdagingen naar voren:
Gebrek aan Structuur:
Verschillende projecten verliepen ad hoc en was er geen projectplanning aanwezig. Bij lopende projecten werd de voortgang niet vastgelegd, wat een risico vormde bij het uitvallen of wisselen van medewerkers. Dit maakte het moeilijk om overzicht te houden en consistentie te waarborgen in de uitvoering van de taken.
Technische Inrichting:
Doordat de technische inrichting enkele uitdagingen bevatten heb ik nauw samengewerkt heb met de afdelingen functioneel applicatiebeheer en data. Hierdoor heb ik waardevolle inzichten en kennis opgedaan die niet alleen mijn technische vaardigheden heeft vergroot, maar ook mijn vermogen om effectief samen te werken en te communiceren binnen multidisciplinaire teams heeft versterkt.
Resultaten:
Na vier maanden is de vacature voor adviseur zorgadministratie vervuld en is het inwerktraject voor de nieuwe medewerker gestart. Terugkijkend op een periode van intensieve samenwerking en harde inzet zijn de volgende resultaten bereikt:
Projectplanning:
Ik heb meer structuur aangebracht in het oppakken van projecten en de vastlegging daarvan. Er is een projectplanning opgesteld op basis van de lopende projecten en er staat een brainstormsessie gepland. Deze sessie heeft als doel om toekomstige projecten te identificeren, prioriteren en op te nemen in de projectplanning. Hierdoor kunnen projecten voortaan proactief opgepakt kunnen worden, in plaats van op een ad-hoc basis.
Geoptimaliseerde Controles in Power BI:
Ik heb alle controles in kaart gebracht, geanalyseerd en deze waar nodig bijgewerkt. Onnodige controles zijn geëlimineerd en noodzakelijke zijn aangescherpt en geautomatiseerd. Dit heeft gezorgd voor efficiëntere processen en bespaarde aanzienlijk tijd en middelen.
Effectieve E-learnings:
Het ontwikkelen en implementeren van e-learnings vereiste een grondige analyse van de opleidingsbehoeften en een effectieve manier om de inhoud toegankelijk en begrijpelijk te maken voor alle zorgverleners. De ontwikkelde e-learnings worden nu breed gebruikt door de zorgverleners.
Tot slot, het tijdelijk bekleden van de functie van Adviseur Zorgadministratie was een uitdagende, maar vooral leerzame ervaring. Deze opdracht resulteerde in een efficiëntere en robuustere zorgadministratie die de kwaliteit van de zorgverlening ondersteunt en de organisatie in staat stelt om beter te voldoen aan de eisen van de huidige tijd. Het was een leerzame en waardevolle ervaring die zowel de zorginstelling als mijzelf nieuwe inzichten en verbeterde werkwijzen heeft opgeleverd. Ik kijk terug op een periode waarin we als team veel hebben bereikt en waarbij we de zorgadministratie naar een hoger niveau hebben getild. Het organiseren en structureren van processen en het optimaliseren van tools zoals Power BI heeft niet alleen mijn inzicht in de functie verdiept, maar ook een stevige basis gelegd voor mijn opvolger.
