Steeds vaker is de term RPA binnen de muren van zorginstellingen te horen. Om hen te informeren houdt Michel van Arnhem (manager Digital Solutions bij FITZ Zorg) periodiek webinars. De ene instelling is nog volledig onbekend met RPA, sommige zijn aan het oriënteren, maar Bewegen 3.0 is hier al volop mee bezig. Dennis Smit (teammanager ZA, AOIC en FA bij Bewegen 3.0) sloot aan bij de laatste webinar van Digital Solutions om zijn ervaring te delen. Samen met Michel praatte Dennis over het opstarten en het draaiend houden van RPA binnen een zorginstelling. In deze editie lag de focus op de vraag: RPA zelf ontwerpen en onderhouden of niet?
De grootste bottlenecks bij het opstarten van RPA
De kijkers van de webinar konden via Menti.com live antwoorden op vragen die Michel stelde. Hen werd gevraagd wat de grootste bottlenecks zijn bij het opstarten van RPA. Hier werd vooral gebrek aan kennis, draagvlak en capaciteit benoemd. Aangaande de oriëntatiefase antwoordden kijkers al tot 3 jaar aan het oriënteren te zijn.
Dennis gaf aan dat de voornaamste beweegreden bij Bewegen 3.0 het terugdringen van de administratieve handelingen voor het personeel is. RPA neemt taken over, hierdoor blijft het proces altijd doorgaan, is het foutloos, sneller en kosten besparend. Daardoor houdt personeel meer tijd over voor de uitdagendere, interessante en leukere taken. Verder werd gevraagd waarvoor kijkers RPA willen ontwikkelen. Hierop kwamen uiteenlopende antwoorden. Van alerts en controles naar boekingen doen naar onderaanneming. Alle kijkers gaven aan dat zij niet van plan zijn RPA zelfstandig te gaan ontwikkelen en onderhouden.
Bewegen 3.0 doet de ontwikkeling en het onderhoud wél zelf. Als eerste stap benoemde Dennis het belang van het creëren van draagvlak, de juiste mensen moeten aan boord zijn. Hiervoor moet duidelijk worden aangegeven wat RPA precies is en wat de gevolgen precies zijn. Daarna moet er gekozen worden voor extern beleggen of zelf doen. Dennis benoemde dat zij voorkeur gaven aan zelf bouwen om hierdoor niet afhankelijk te zijn van een andere partij. Daarnaast was het een nieuwe, leuke uitdaging voor medewerkers. Het binden en boeien hiervan is erg belangrijk in deze arbeidsmarkt. Als nadeel van zelf ontwerpen werd de tijdsduur genoemd. Medewerkers moeten eerst de RPA-software onder de knie krijgen, dit kan tevens invloed hebben op de kwaliteit van de RPA. Daarmee is het inschatten van een businesscase lastig, voor welk proces is RPA rendabel?
Echter moet voorafgaand eerst onderzocht worden welke software dit moet zijn. Bovendien moeten medewerkers wel tijd hebben voor dit alles, bij bewegen 3.0 zijn vier medewerkers hier één dag in de week mee bezig. De personele bezetting moet de tijdsinvestering kunnen dragen. De keuze om dit alles zelf te doen of uit te besteden is volgens Dennis daarmee ook afhankelijk van bijvoorbeeld de grootte van de organisatie.
De volgende webinar, in het eerste kwartaal van 2024, gaat over de Quickscan die Digital Solutions uitvoert!
In een Quickscan wordt gekeken naar potentiële processen voor RPA. Deze processen worden nader bekeken om te achterhalen of deze geschikt zijn. De geschiktheid kan ook gecreëerd worden door bijvoorbeeld het proces anders in te richten.
Wil je de volgende webinar beleven? Volg ons dan op LinkedIn en blijf op de hoogte van onze events!
