In deze inspirerende blog vertelt Healthcare Consultant Ilse Langelaar over haar ervaringen en impact die zij gemaakt heeft. Ze verteld over wat huuradministratie te maken met de zorg of in dit geval de GGZ? Een vraag die juist een trigger gaf om op gesprek te gaan en te bekijken wat zij, als consultant Healthcare, voor de organisatie kon betekenen.
Wat doet een huuradministratie binnen de zorg?
De huuradministratie van IrisZorg is een afdeling die zich bezighoudt met de huur van cliënten in een woning bij IrisZorg of cliënten die een eigen bijdrage betalen voor de nacht- of crisisopvang. Deze afdeling zorgt ervoor dat de contracten tussen IrisZorg en de cliënt op orde zijn, controleert op betalingen van de huur of eigen bijdrage en gaat betalingsregelingen aan met de cliënt. De huuradministratie heeft zowel een controlerende als signalerende functie en ondersteunt zorgverleners in het voorkomen van hoge betalingsachterstanden ten nadele van de cliënt. De huuradministratie is daarmee een schakel tussen de zorgadministratie en de financiële afdeling.
Analyseren
De opdracht binnen IrisZorg was om de processen van de huuradministratie van de regio Apeldoorn, Deventer, Lelystad en Harderwijk in kaart te brengen en te optimaliseren. Doordat dit een kleine afdeling betreft, was ik naast de optimalisatie ook verantwoordelijk voor de dagelijkse werkzaamheden. Dit maakte dat ik de processen gemakkelijk eigen kon maken en snel inzichtelijk kreeg waar er knelpunten lagen. Vanuit de analyse heb ik mijn bevindingen gepresenteerd aan het Management Team van deze regio en de Business Controllers van IrisZorg. In deze presentatie heb ik de collega’s meegenomen in de risico’s die op de loer lagen voor de huuradministratie en welke verbeteringen nodig waren om de risico’s te verkleinen.
Optimaliseren
Met de beschikbare informatie ben ik aan de slag gegaan om alle processen binnen de huuradministratie te kaderen en uit te schrijven in een handboek. Om dit handboek kracht bij te zetten zijn er flowcharts en formats ontwikkeld en is de mappen- en mailstructuur geoptimaliseerd. De belangrijkste taak van de huuradministratie is het instellen en controleren van de huur en/of eigen bijdrage. Hierin heb ik de achterstanden van individuele cliënten beter in kaart gebracht en een nieuw proces ontwikkeld om deze achterstanden te verkleinen én soms zelfs te voorkomen. Een win-win situatie voor cliënt en organisatie!
Overdragen
Tijdens mijn opdracht heb ik aangetoond dat er veel mogelijk is binnen één opdracht. Ik heb verbeteringen doorgevoerd op korte termijn en ik heb verbetervoorstellen uitgewerkt voor de langere termijn. Zodat de afdeling naar de toekomst door kan gaan met het verbeteren van hun dienstverlening. Tijdens mijn overdracht is tevens aandacht besteed aan het borgen van de nieuwe processen en verder uitwerken van de lopende projecten. Hierin heb ik de opdrachtgever op weg geholpen en ben ik ervan overtuigd dat ze nog mooie stappen kunnen zetten richting de toekomst.
In een jaar tijd heb ik een mooie bijdrage kunnen leveren aan IrisZorg, waar ik zelf veel heb mogen leren en een interessant project heb uitgevoerd waar de opdrachtgeven zeker mee geholpen is.
