Efficiënter Servicebureau, een duurzame beweging

Van procesoptimalisatie naar teamgroei

Hoe zorg je ervoor dat een servicebureau niet alleen efficiënter werkt, maar ook écht ontlastend is voor de rest van de organisatie? Met die vraag ging consultant Laura van Son aan de slag bij één van onze opdrachtgevers. De resultaten? Verbeterde processen, een veerkrachtiger team én een duurzame beweging binnen de organisatie. In deze blog lees je hoe dit traject vorm kreeg.

Processen die écht werken

Het doel was helder: processen zo beschrijven dat ze herkenbaar en bruikbaar zijn voor de hele organisatie. Tegelijkertijd moest het team minder kwetsbaar worden, zodat collega’s makkelijker werk van elkaar konden overnemen.

Een cruciale stap bleek de visualisatie van processen. Door gebruik te maken van flowcharts en direct gekoppelde werkinstructies, werd het werk transparanter en eenvoudiger overdraagbaar. Nieuwe collega’s werden sneller ingewerkt, en teamleden konden beter bijspringen waar nodig. Het resultaat? Er is daadwerkelijk werk overgenomen door het servicebureau, omdat dit logisch ingebed is in de processen.

Daarnaast is praktisch gewerkt aan Quick wins:

• Heldere afspraken rondom het vakantierooster

• De invoering van een telefoondienst

• Werken vanuit een duidelijke dagstructuur, met een gezamenlijke dagstart

Een sterker team door aandacht voor cultuur

Wat dit traject bijzonder maakte, was de combinatie van procesoptimalisatie met teamontwikkeling. Door het beschrijven van processen ontstond meer duidelijkheid. Maar pas toen het team ook als groep werd versterkt, konden de veranderingen echt landen.

Met individuele coaching en het bespreekbaar maken van gedragspatronen groeide de onderlinge openheid. Medewerkers onderzochten kritisch of hun taken nog bij hen pasten. Eén collega groeide uit tot natuurlijk leider en werd uiteindelijk door het team zelf voorgedragen als nieuwe leidinggevende.

De aanpak: van analyse tot uitvoering

Na een zorgvuldige intake schreef Laura een adviesrapport met vijf centrale thema’s: samenwerking, processen, positionering, systemen en nieuwe taken. Het rapport maakte duidelijk hoe breed het servicebureau raakt aan andere onderdelen binnen de organisatie. In overleg met de directie werd gekozen voor focus op twee sporen:

1. Het beschrijven en optimaliseren van processen

2. Het versterken van de samenwerking binnen het team

1. Processen inzichtelijk en toegankelijk maken

De processen werden uitgewerkt in hoofd- en deelprocessen, visueel weergegeven in flowcharts (Visio). Onder elke stap werd een werkinstructie gekoppeld, direct klikbaar vanuit de flow. Zo ontstond een logische structuur die het werk inzichtelijk én overdraagbaar maakte.

2. Een gedragen teamverandering

Het teamtraject bestond o.a. uit:

• Een teamopstelling om patronen zichtbaar te maken

• Individuele coaching

• Verduidelijking van rollen en verantwoordelijkheden

• Ontwikkeling van gezamenlijke teamdoelen

• Training in feedback geven en ontvangen

Door deze interventies ontstond ruimte voor zowel professionele als persoonlijke groei. Medewerkers werkten gericht aan hun eigen ontwikkeldoelen, met Laura als sparringpartner en coach.

Conclusie: een servicebureau dat toekomstbestendig werkt

De combinatie van procesoptimalisatie én teamontwikkeling zorgde niet alleen voor direct resultaat, maar vooral voor een duurzame verandering. Het servicebureau functioneert nu efficiënter, met beter overdraagbaar werk en sterkere samenwerking.

Wil je ook stappen zetten richting een Efficiënter Servicebureau, een duurzame beweging? Onze consultants helpen je graag vooruit. Neem contact op via onderstaande banner.