De consultants van Fitz zijn regelmatig betrokken bij zorgorganisaties die overstappen op een nieuw ECD/EPD. In deze veranderingstrajecten vervullen zij uiteenlopende rollen, variërend van projectleider bij de implementatie tot administratieve ondersteuning bij datamigratie. Daarnaast helpen zij bij de optimale inrichting van het nieuwe systeem en stimuleren zij de adoptie ervan onder medewerkers.
In deze blog delen twee Fitz-consultants hun ervaringen met de implementatie van een nieuw ECD bij een ouderenzorginstelling. Zij ondersteunden het team zorgadministratie en vertellen over hun rol, de uitdagingen die ze tegenkwamen en de belangrijkste tips en aandachtspunten voor een succesvolle implementatie.
Start van de opdracht
In oktober en december 2023 zijn wij gestart bij een ouderenzorgorganisatie ter ondersteuning van de zorgadministratie tijdens de implementatie van een nieuw elektronisch cliëntendossier (ECD).
De organisatie werkte al tien jaar met het vorige systeem, waardoor de administratieve processen volledig waren afgestemd op de functionaliteiten daarvan. De overgang naar een nieuw ECD maakte het noodzakelijk om deze processen te herzien en opnieuw in te richten.
Tijdens dit traject kwamen een aantal terugkerende thema’s naar voren, waarvan we in deze blog drie belangrijke aandachtspunten bespreken en praktische tips delen.
1. Verwachtingsmanagement
Bij een grote verandering zoals de implementatie van een nieuw ECD heeft iedereen bepaalde verwachtingen en aannames. Zolang deze niet expliciet worden uitgesproken, ontstaat het risico dat taken blijven liggen of dat er onduidelijkheid ontstaat over verantwoordelijkheden.
In de praktijk merkten wij dat er regelmatig onduidelijkheid was over wie welke taken oppakte of wie ergens verantwoordelijk voor werd geacht. Om dit te voorkomen, hebben we alle openstaande taken in kaart gebracht en deze samen met de afdeling afgestemd. Dit hielp om verwachtingen te verduidelijken en te waarborgen dat geen belangrijke processen over het hoofd werden gezien.
Tip: Leg de taakverdeling vast in een gedeeld document. Zo blijft inzichtelijk wie welke verantwoordelijkheid draagt en wordt dubbel werk of het vergeten van taken voorkomen.
2. Prioriteiten stellen en afbakenen
De overgang naar een nieuw ECD brengt veel veranderingen met zich mee. Processen moeten opnieuw worden ingericht, medewerkers moeten het nieuwe systeem leren en er komen vanuit verschillende afdelingen vragen. Dit kan leiden tot een hoge werkdruk en onduidelijkheid over prioriteiten.
Een belangrijke vraag was: Welke processen vallen onder de verantwoordelijkheid van de zorgadministratie en welke taken horen eigenlijk bij een andere afdeling? Door de jaren heen was de zorgadministratie een vraagbaak geworden voor zorgmedewerkers en andere afdelingen. Tijdens de implementatie bleek dat sommige taken beter bij andere afdelingen konden worden belegd, zoals functioneel beheer of de roosterplanning.
Tip: Ga in gesprek met andere afdelingen en doorloop gezamenlijk de processen. Zo wordt duidelijk of een proces in de nieuwe werkwijze nog steeds binnen de juiste afdeling valt.
3. Effectieve communicatie
Een succesvolle implementatie staat of valt met goede communicatie. Het is essentieel dat de afdeling zorgadministratie betrokken blijft bij de voortgang van het project. Dit kan door regelmatige meetings in te plannen waarin updates worden gedeeld en ruimte is voor vragen.
In de praktijk zagen we dat deze overleggen soms werden overgeslagen, bijvoorbeeld omdat er geen grote updates waren of er in eerste instantie weinig vragen leken te zijn. Toch bleken deze bijeenkomsten waardevol, omdat er tijdens het bespreken van processen vaak alsnog belangrijke vragen en inzichten naar boven kwamen. Dit hielp om knelpunten tijdig te signaleren en processen verder te optimaliseren.
Tip: Spreek van te voren af wie verantwoordelijk is voor het vastleggen van notulen en werkafspraken. Sla deze op in een gedeeld document, zodat alle betrokkenen altijd inzicht hebben in gemaakte afspraken.
Terugblik
Ondanks de uitdagingen en de hoge werkdruk heeft de zorgadministratie zich snel het nieuwe systeem eigen gemaakt. De deadlines werden gehaald en de eerste declaratie verliep vrijwel vlekkeloos.
De implementatie van een nieuw ECD vraagt veel van een organisatie. Het is daarom cruciaal om het gezamenlijke doel voor ogen te houden en ervoor te zorgen dat alle betrokkenen goed worden meegenomen in het proces.
Dankzij een gezamenlijke inspanning zijn de processen succesvol geïmplementeerd. De zorgadministratie mag trots zijn op het behaalde resultaat – en wij met hen.
Gaat uw organisatie over op een nieuw ECD en heeft u behoefte aan hulp of advies? Neem dan vrijblijvend contact met één van onze accountmanagers Anneroos van Leeuwen en Rein Kooi.
