Voor elke zorginstelling is het belangrijk financiering op orde te hebben. Hoewel het leveren van zorg de core business is, kan dit niet zonder een passende vergoeding. Er moeten afspraken gemaakt worden met zorgverzekeraars, zorgkantoren, gemeenten en justitie. In intensieve onderhandelingen, aanvragen en aanbestedingen worden overeenkomsten gesloten met deze partijen. In deze overeenkomsten staat o.a. beschreven welke zorg de instelling gaat leveren, wat dit mag kosten, en welke kwaliteitseisen hieraan verbonden zijn. Daarnaast maken aanvullende afspraken, zoals productieplafonds, verantwoording of uit te voeren projecten, onderdeel uit van een contract. Er moet toegezien worden op de uitvoering van deze gemaakte afspraken.
De werkzaamheden en procesbewaking die hierbij komen kijken zijn vaak ondergebracht bij een aparte afdeling; zorgverkoop. Deze afdeling wordt ook weleens zorginkoop of contractbeheer genoemd. Algemene kennis over hoe een (zorg)organisatie samenwerkt, is hier belangrijk. Zorgverkoop speelt een belangrijke rol in het coördineren van het verkoopproces en het sparren met andere collega’s binnen en buiten de organisatie hierover.
Zorgverkoop is een specifieke tak van sport die helaas nog wel eens ondergesneeuwd blijft. Hoewel de hierboven beschreven werkzaamheden misschien kort en bondig lijken, blijkt de praktijk weerbarstiger. Trajecten zijn ingewikkeld, duren lang en het proces is voor verbetering vatbaar. Daarnaast is de opvolging van het toezicht op de afspraken niet altijd goed vormgegeven. Twee consultants vertellen over hun ervaringen.
Stichting Tactus Verslavingszorg, Mart Meijerink
Mart zijn ervaring met de afdeling Zorgverkoop begon bij Tactus. Door zijn inzet kon de capaciteit om vraagstukken op te pakken weer op peil gebracht worden. Door zijn brede kennis op het gebied van ggz, bijbehorende financieringsstromen, en kennis over interne en externe verhoudingen tussen afdelingen en ketenpartners, kon Mart snel aan de slag. Naast het operationele werk was ook behoefte aan een kritische blik op de huidige processen en het takenpakket van de afdeling. “Door mijn externe rol kon ik hier een objectieve blik op werpen”. Door de lopende ontwikkelingen binnen het team was het neerzetten van een goed functionerende afdeling een belangrijk thema.
“Stap één op mijn opdracht bij Tactus was het creëren van een basis waarmee op werkzaamheden geanticipeerd kon worden, in plaats van gereageerd” zegt Mart. Dit heeft hij kunnen bewerkstelligen door het creëren van rust en een positieve werksfeer op de afdeling door o.a. veel tijd te steken in het opstellen van een jaarplan. Verder heeft hij inkoopgesprekken met zorgverzekeraars bijgewoond, en subsidieaanvragen en –verantwoordingen aan gemeentes opgesteld. “Een fantastische kans om mijn kennis op dit gebied uit te breiden, en met een frisse blik de afdeling naar een hoger niveau te tillen!”
Mart kijkt positief terug op 6 maanden werken op de afdeling zorgverkoop bij Tactus. “We hebben als team veel bereikt. Door tijd te nemen voor teambuilding, prioritering en taakverdeling, is de afdeling doelgerichter gaan werken. Dit heeft gezorgd voor meer eensgezindheid en rust.” Er is ook de nodig aandacht geweest voor het samenwerken met andere afdelingen, waardoor nu op een constructieve manier aan de slag gegaan kan worden.
Lievegoed, Nicole Stroeken
“Toen ik met mijn opdracht op de afdeling zorgverkoop bij Lievegoed begon, had het werk al even stilgelegen door personele wisselingen” vertelt Nicole. “Stap één was dus het inventariseren van alle contracten en overzicht krijgen van de huidige situatie”. Om hier ruimte voor te creëren hanteert ze eerst een “piepsysteem”. Hiermee bedoelen we het pas reageren en actie uitzetten op het moment dat er een signaal vanuit de organisatie komt. Door deze aanpak ontstaat er rust en leert Nicole gelijktijdig de organisatie beter kennen. De volgende stap is het inrichten van het beheer van de contracten. Hoe geef je het contractmanagement vorm? Hoe bepaal je hoe keuzes gemaakt worden over het wel of niet contracteren? “Dat doe ik zeker niet alleen” zegt Nicole. “Ik krijg veel hulp van collega’s, maar ik zorg voor de coördinatie”.
Wanneer het basisproces staat en de afdeling beter bekend is binnen de organisatie weten mensen de afdeling beter te bereiken. “Pas dan merk je hoe veel uitzonderingen er zijn” geeft Nicole aan. “Dáár gaat pas veel tijd in zitten. Ik was twee volledige dagen bezig om te kunnen regelen dat één cliënt drie maanden zorg krijgt”. Het effect voor de cliënt is echter groot. “Door dit te regelen kon de cliënt van beschermd wonen uitstromen naar zelfstandig wonen. Echt een succesverhaal voor de ingezette Wmo-zorg!”
Hier valt ook meteen de samenwerking met andere afdeling op, zoals zorgbemiddeling. Hoewel zij zich vooral bezighouden met het wachtlijstbeheer, is het wel belangrijk signalen van elkaar te ontvangen en hierop actie uit te zetten. Wanneer wachtlijsten oplopen, kan al voorspeld worden dat doorstroom minder of niet gaat lukken. Nicole weet dat op dat moment zorgverkoop betrokken moet worden. “Je moet dan afstemming gaan zoeken met je financier, want aan afspraken rondom acceptatieplicht ga je waarschijnlijk niet voldoen”. Voor een optimale samenwerking met de financier is verbinding en communicatie nodig.
Inmiddels ziet Nicole echt verbetering. “De achterstand is opgelost, er staat een goede basis. We hebben binnen Lievegoed een structurele oplossing gecreëerd voor de bezetting van zorgverkoop. Zo geef ik het graag terug aan de organisatie”. Maar er blijven altijd verbeterpunten, ziet Nicole. “Hoe kunnen we het proces nóg makkelijker maken? Kunnen we voor één cliënt bijvoorbeeld niet beter een maatwerkcontract opmaken, in plaats van een raamwerkovereenkomst. En kunnen we niet meer samenwerking zoeken in grotere regio’s, zodat we het zorglandschap écht kunnen verbeteren”. Ze is enthousiast om hierin met haar frisse blik ook bij andere organisaties een bijdrage te gaan leveren.
Hoe kunnen wij helpen?
Zorgverkoop levert een essentiële bijdrage aan een (financieel) stabiele organisatie door het coördineren van aanbestedingen en het houden van toezicht op contracten en relevante processen. Zodra dit verstoord wordt kan een groot risico ontstaan m.b.t. contracteren en naleving van deze contracten. De gevolgen hiervan zijn soms niet direct zichtbaar omdat een contracteringscyclus vaak een jaar duurt.
Soms kan het helpen om iemand met een frisse blik hiervoor in te zetten. Onze consultants denken graag mee met mogelijke oplossingen. Mocht uw organisatie tegen problemen aanlopen, vragen hebben over het zorgverkoopproces of juist geïnteresseerd zijn in het sparren hierover, neem dan vrijblijvend contact op met:
Rein Kooi (+31 6 82249796) of Lars Blaauwbroek (+ 31 6 57380846). We komen graag in contact!