Wat als medewerkers het beleid kennen, maar het tóch anders doen? Bij FITZ helpen we zorgorganisaties om beleid niet alleen te verbeteren, maar ook te laten werken op de werkvloer.
Zorgorganisaties schakelen FITZ regelmatig in voor beleidsopdrachten. Vaak gaat het om situaties waarin bestaand beleid niet goed functioneert of niet wordt nageleefd. Als consultant vervul je in zo’n traject de rol van onderzoeker, schrijver én verbinder. In deze blog neem ik je mee in de stappen die ik doorloop bij het verbeteren van beleid bij opdrachtgevers.
De huidige situatie in kaart brengen
Een goede beleidsaanpassing begint met een helder beeld van de huidige situatie. Wat gebeurt er in de praktijk en hoe verhoudt dat zich tot wat op papier staat?
Analyseer:
Wat is de feitelijke werkwijze op de werkvloer?
Wat staat hierover in het beleid?
Komen deze twee overeen of zijn er verschillen?
In de praktijk blijkt vaak dat beleid slechts deels wordt nageleefd. Om dat goed te begrijpen, is het belangrijk om het volledige proces in kaart te brengen. Ga daarom het gesprek aan met de verschillende afdelingen en medewerkers die met het beleid werken. Hoe voeren zij hun werk uit? In hoeverre volgen zij het beleid? En als ze ervan afwijken, waarom doen ze dat?
Soms zijn medewerkers niet goed op de hoogte van het beleid, maar het kan ook zijn dat ze bewust kiezen voor een andere werkwijze. Door het gesprek aan te gaan, krijg je inzicht in de belangen, knelpunten en dynamiek tussen afdelingen die invloed hebben op de uitvoering.
Wanneer de huidige situatie duidelijk is, leg je deze vast in een document. Dat biedt helderheid en vormt de basis voor verdere bespreking binnen de organisatie.
Van analyse naar beleidsvoorstel
Zodra de huidige situatie helder is, kun je starten met het ontwikkelen van een beleidsvoorstel. Dit traject bestaat uit twee onderdelen:
Het voeren van gesprekken met betrokkenen binnen de organisatie.
Het opstellen van een beleidsnota.
Begin altijd met de gesprekken. Vraag medewerkers en leidinggevenden waar zij tegenaan lopen en welke verbeteringen zij voor zich zien. Zo verzamel je waardevolle input én creëer je draagvlak. Het is cruciaal om medewerkers op verschillende niveaus mee te krijgen in de verandering.
Op basis van deze gesprekken schrijf je de beleidsnota. Houd deze kort, concreet en helder. Vermijd wollig taalgebruik en beperk je tot wat echt belangrijk is. Zo vergroot je de kans dat de nota daadwerkelijk wordt gelezen en begrepen.
Implementeren en opvolgen van nieuw beleid
Na goedkeuring en communicatie van het nieuwe beleid begint de implementatie. Een belangrijk, maar vaak onderschat, onderdeel is de opvolging.
Om het nieuwe beleid te laten slagen, is het belangrijk om tijdig signalen op te vangen. Maak daarom een (jaar)planning met vaste follow-ups en evaluatiemomenten per afdeling, bijvoorbeeld elk kwartaal. Tijdens deze overleggen kun je toetsen in hoeverre het beleid wordt nageleefd en of de doelstellingen worden behaald. Op basis daarvan kan tijdig worden bijgestuurd.
Tips voor succesvolle beleidsverandering
Zorg voor draagvlak
Betrek medewerkers én management bij het proces. Zonder draagvlak geen blijvende verandering.Werk niet alleen top-down
Luister ook naar uitvoerend personeel. Zij zorgen in de praktijk dat nieuw beleid daadwerkelijk werkt.Communiceer helder en regelmatig
Houd betrokkenen op de hoogte van de voortgang en je afwegingen. Dit vergroot vertrouwen en betrokkenheid.Houd je beleidsnota kort en krachtig
Vermijd lange, onoverzichtelijke teksten. Gebruik duidelijke formats en focus op de kern.
Bij FITZ geloven we dat beleid pas werkt als het leeft in de organisatie. Door medewerkers actief te betrekken, helder te communiceren en regelmatig te evalueren, wordt beleid niet alleen beter, maar ook uitvoerbaar.
Meer blogs
Heb je vragen of wil je sparren? Neem contact op!
Anneroos van Leeuwen
Accountmanager FITZ Zorg