Bij grote zorgaanbieders, zoals ziekenhuizen of grote GGZ-instellingen, is zorgcontrol vaak een bekende afdeling. Maar hoe zit dit in de jeugdzorg? In een rondetafelsessie ging FITZ Zorg hierover in gesprek met verschillende jeugdzorg aanbieders.
Rondetafelsessie: Van elkaar leren om de zorg beter te maken
Het doel van een rondetafelsessie is om collega’s van verschillende zorgaanbieders met elkaar in gesprek te brengen. Zo kunnen we van elkaar leren, én de zorg samen een tikkeltje beter maken. Ook interesse in zo’n rondetafelsessie? Lees vooral verder!
Wat is zorgcontrol?
Laten we bij het begin beginnen. Wat bedoelen we eigenlijk met zorgcontrol? Iedere zorgorganisatie zal deze functie op een andere manier invullen. Voor deze blog doelen we met de term ‘zorgcontrol’ op risicobeheersing van het zorgadministratieve proces. Onderstaand een aantal voorbeelden van werkzaamheden die daarbij komen kijken:
In kaart brengen administratie- en facturatieproces
In kaart brengen risico's in proces
Interne beheersing d.m.v. beheersmaatregelen: Beheersing in de applicatie. Signaleringslijsten. Softcontrols.
Periodiek toetsen en rapporteren
Wat zien we in het werkveld?
De noodzaak van het ‘in control’ komen op het administratieve proces wordt gezien. Taken en verantwoordelijkheden rondom controle en risicobeheersing komen vaak bij de zorgadministratie terecht. Behoefte aan het opzetten van een specifieke afdeling zorgcontrol wordt bij de jeugdzorgaanbieders niet gezien.
Maar hoe beleg je deze nieuwe taken en verantwoordelijkheden binnen de bestaande afdeling? Jeugdzorgaanbieders zijn zoekende. De zorgadministratieve handelingen worden complexer, en vragen meer van een medewerker. Hierdoor ontstaat een andere rol voor de zorgadministratie.
Maar ook de verantwoordelijkheid van de zorgverlener moet verschuiven. Registratie aan de bron speelt hierbij een rol. Zelf iets invoeren in het ECD is net zo snel, al dan niet sneller, dan het secretariaat hierover mailen. Dit vraagt een andere werkwijze van de zorgverlener.
Hoe krijg je de zorgwerker geïnstrueerd?
Zeker in het geval van administratieve taken die maar een paar keer per jaar uitgevoerd hoeven worden is het een uitdaging de zorgwerker juist geïnstrueerd te krijgen. De heilige graal voor het vermijden van eindeloze telefoontjes hierover, is nog niet gevonden.
Waarvan kunnen we leren?
Organisaties die zowel volwassenenzorg als jeugdzorg bieden lopen, in vergelijking tot enkel jeugdzorgaanbieders, voorop betreffende risicobeheersing. De gestructureerde werkwijze van HT wordt ook toegepast op de jeugdzorg, al is dit ingewikkelder dan het klinkt. Door versnipperde regels, contractafspraken en financieringsvormen is het niet mogelijk om een eenduidige procesbeschrijving te maken. Hierdoor ontstaan andere risico’s waarop andere beheersmaatregelen van toepassing zijn. Dit samenbrengen in één ‘control framework’ is bijna onmogelijk.
Wat moet er dan gebeuren?
Tijdens de rondetafelsessie konden we gezamenlijk maar één conclusie trekken: landelijk moet er iets veranderen wil de risicobeheersing in de jeugdzorg een structurele en constructieve vorm gegoten kunnen worden.
Wat heb je nodig?
Gaan we wachten op landelijke veranderingen? Nee, natuurlijk niet. Verandering begint altijd bij jezelf. Wat je nodig hebt is afhankelijk per organisatie. In z’n algemeenheid kan gezegd worden dat draagvlak belangrijk is, zowel vanuit directie als op de werkvloer. Als afdeling zorgadministratie alleen ga je de strijd niet winnen. Het is belangrijk dat de organisatie beseft dat het ‘in control’ komen een gezamenlijke actie is. De zorgadministratie kan hierbij faciliteren, maar het begint bij de bron.
Zodra je je zorg(administratieve) processen in kaart hebt gebracht en hebt beschreven, identificeer je risico’s en stel je beheersmaatregelen op. Onderzoek hoe je ECD hierin kan ondersteunen, denk bijvoorbeeld aan het automatisch versturen van start- en stopberichten.
Om inzicht te krijgen, te blijven houden en te monitoren kun je gebruik maken van BI-mogelijkheden. Bouw rapportages en monitor deze. Denk goed na waar je deze monitoring belegt. Ook hier is ‘aan de bron’ belangrijk. Leg verantwoordelijkheid terug op de werkvloer, bijvoorbeeld bij een zorgmanager. Door duidelijke BI-rapportages krijgen zij steeds een beter beeld van het (financiële) belang van het ‘in control’ zijn. Hiermee kun je (pragmatisch) een stukje draagvlak creëren.
Zoals eerder genoemd verandert de rol van de zorgadministratie. Werkzaamheden worden complexer en vragen andere competenties van een medewerker. Dit kan een splitsing van functies binnen de afdeling te weeg brengen, denk aan een het toevoegen van een senior functie. We zien dat het vasthouden van medewerkers op deze functie lastig is. Het is nodig dat de medewerker overstijgend kan denken en proactief anticipeert. Dit soort medewerkers zijn vaak sneller uitgekeken, en gaan op zoek naar een volgende stap. Zorg ervoor dat je voldoende uitdaging in de functie legt. Laat de medewerker processen beschrijven, foutlijsten analyseren én verbeterpunten hierop doorvoeren.
Hoe pak je dit aan?
Gezegd is makkelijker dan gedaan natuurlijk. Waar begin je? Wanneer nog onvoldoende draagvlak in de organisatie bestaat om dit gestructureerd in een projectvorm aan te pakken, kun je als zorgadministratie wel klein en pragmatisch beginnen. Breng bijvoorbeeld eens al je zorg(administratieve) processen in kaart en beschrijf deze.
Uiteraard kan FITZ Zorg jouw organisatie hierbij helpen.
Deelnemende organisaties over de rondetafelsessie
FITZ Zorg ging in gesprek met managers zorgadministratie van verschillende jeugdzorginstellingen over dit onderwerp. Ze geven aan dat het fijn is om te horen hoe andere organisaties hiermee omgaan. Het prikkelt tot zelfreflectie en het verder exploreren van mogelijkheden om verandering tot stand te brengen. Ook contactgegevens werden uitgewisseld, om verder met elkaar te kunnen sparren.
Wil je ook een rondetafelsessie bijwonen?
Wil je ook een rondetafelsessie bijwonen? Of kan FITZ Zorg jouw organisatie helpen bij het ‘in control’ komen? Neem dan vrijblijvend contact op met Rein Kooi (+31 6 82249796) of Lars Blaauwbroek (+ 31 6 57380846).