UPA inrichting Pensioenfonds Heineken

Ambitie van de klant

Het Heineken Pensioenfonds (HPF) startte een traject om de verwerking van loon- en dienstverbandgegevens te moderniseren. De aanleiding: het vervangen van een maatwerksysteem door Maia Collections en de overstap naar gegevensaanlevering via de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). Voorheen werden mutaties afgeleid uit data die HEINEKEN aanleverde. HPF wilde zeker weten dat de nieuwe inrichting zou leiden tot een volledige en correcte verwerking van gegevens — betrouwbaar en toekomstbestendig.

Aanpak van FITZ Pensioen & Leven

FITZ Pensioen & Leven werd ingeschakeld vanwege de inhoudelijke expertise op het gebied van UPA en Maia. HPF vroeg ons om als expert mee te kijken naar de kwaliteit en samenhang van de deelproducten, en om aanvullende ondersteuning te bieden bij de inrichting van het nieuwe proces.

Werkzaamheden in de expertrol

Een Senior Consultant van FITZ voerde de volgende activiteiten uit:

• Overdracht van kennis over UPA aan het team van HPF.

• Inrichting van Maia: opstellen van requirements en architectuur.

• Uitwerken van RFC’s.

• Onderzoek en documentatie van bevindingen.

Werkzaamheden tijdens implementatie

Voor de implementatie stelde FITZ extra specialisten beschikbaar:

• Testbegeleider: coördineerde en bewaakte de volledigheid van de ketentests.

• UPA-testconsultant: analyseerde testbevindingen en ondersteunde de gebruikers.

• Expert datakwaliteit: richtte maatregelen in voor het ontsluiten en borgen van UPA-gegevens.

Resultaat voor HPF

Een geslaagde UPA-implementatie. Sinds de nieuwe inrichting levert HEINEKEN maandelijks actuele gegevens aan via UPA vanuit SAP. Deze gegevens worden succesvol verwerkt in Maia Collections en vervolgens in Maia DBDC. De inrichting van DBDC kon grotendeels intact blijven. De verwerking van UPA-berichten verloopt inmiddels stabiel en betrouwbaar. Na een zorgvuldige controlefase is de rol van FITZ overgegaan in advisering.

HPF was al geruime tijd bezig met de vervanging van het oude proces voor aanlevering en verwerking van dienstverbandgegevens. Toen de nieuwe Manager Operations, Arnoud Ringelberg, in juni 2020 zijn rol op zich nam, was er beperkte tijd om het project tot een goed einde te brengen. In die fase werd FITZ gevraagd om te adviseren en te ondersteunen bij de implementatie. Door de nauwe samenwerking met het interne team is het gelukt om per 1 januari 2021 succesvol live te gaan. Inmiddels draait het nieuwe proces al geruime tijd naar tevredenheid. De verwerking verloopt steeds soepeler en de benodigde tijd voor het verwerken van dienstverbandmutaties is meer dan gehalveerd.