Meer grip en continuïteit door uitbesteding van salarisadministratie

De uitdaging

Hivos kampte met versnipperde HR-systemen per land, waardoor het hoofdkantoor moeite had om grip te houden om snel accurate personeelsinformatie op te leveren. Rapportages waren tijdrovend, data vaak verouderd, en de afhankelijkheid van één HR-medewerker in Nederland bracht continuïteits- en compliance risico’s met zich mee.

Over Hivos

Hivos is een Nederlandse organisatie voor ontwikkelingssamenwerking die handelt vanuit humanistische waarden. Hivos verschaft financiële en politieke ondersteuning aan partnerorganisaties in Afrika, Latijns-Amerika en Azië.

Rol van onze professional

"Toen ik de situatie in kaart bracht, ontdekte ik al snel de knelpunten," vertelt Jacqueline Wiersma, Consultant bij FITZ HR & Payroll. "We zijn toen meteen aan de slag gegaan om oplossingen te vinden, waarbij zowel outsourcing als een nieuw salarisadministratiesysteem op tafel kwamen. Uiteindelijk besloten we om ADP te vervangen door een systeem dat veel beter aansloot op de behoeften van de organisatie.

In samenwerking met externe partners heb ik ervoor gezorgd dat de juiste oplossing werd geïmplementeerd, waarbij we ook alle benodigde data zorgvuldig hebben verzameld en gestructureerd om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen.”

Resultaat

• Efficiëntieverbetering: Vanaf januari verwerkte een externe partij het nieuwe systeem de payroll ende salarisadministratie in een nieuw en gebruiksvriendelijk pakket. De HR-afdeling werkt wereldwijd met hetzelfde HR-pakket en geeaft alleen nog de mutaties door, waardoor hetun werk aanzienlijk eenvoudiger overzichtelijker werd.

• Meer rust en continuïteit: De HR-afdeling deed (salaris-)inhoudelijk minder, wat zorgde voor meer rust en continuïteit. De afhankelijkheid van één medewerker nam daardoor flink af.

• Verbeterde compliance en verantwoording: Het nieuwe systeem maakte het makkelijker om de financiële afdeling en donoren inzicht te geven in de geldstromen, wat de transparantie aanzienlijk verbeterde.

• Kostenbesparing: Het nieuwe systeem zorgde uiteindelijk ook voor een kostenbesparing

Salarisadministratie moet
je nooit alleen doen

"Dit project laat goed zien hoe belangrijk het is om bepaalde taken, zoals de salarisadministratie, uit te besteden. Veel organisaties zouden profiteren van het uitbesteden van het harde stuk van hun salarisadministratie. Voor deze taken is namelijk specifieke expertise nodig, die niet altijd binnen de organisatie aanwezig is, zeker niet bij meerdere medewerkersof soms maar bij één iemand en dat is erg kwetsbaar," benadrukt Jacqueline Wiersma.

Blijven leren bij FITZ HR & Payroll

“Naast dat ik de klant heb geholpen met een mooie oplossing, heb ik zelf ook veel geleerd tijdens dit project. Het was de eerste keer dat ik een internationaal HR-pakket implementeerde, dat maakte het extra leuk, elke opdracht komt weer met zijn eigen uitdaging. ”