Meer grip en continuïteit door salarisadministratie uitbesteden
De uitdaging
Hivos, een internationale organisatie voor ontwikkelingssamenwerking, had te maken met versnipperde HR-systemen. Elk landelijk kantoor werkte met eigen tools, wat het lastig maakte om snel en accuraat personeelsinformatie op te leveren. “Rapportages waren tijdrovend en de data vaak verouderd,” vertelt Jacqueline Wiersma, Consultant bij FITZ HR & Payroll. “Bovendien was de salarisadministratie afhankelijk van één HR-medewerker in Nederland. Dat is natuurlijk kwetsbaar, zowel voor de continuïteit als voor de compliance.”
Over Hivos
Hivos handelt vanuit humanistische waarden en ondersteunt partners in Afrika, Latijns-Amerika en het Midden-Oosten. Samen met moedige mensen strijdt de organisatie voor gelijkwaardige en inclusieve samenlevingen. Die internationale focus vraagt om een uniforme en betrouwbare HR-aanpak.
De rol van onze professional
Toen Jacqueline bij Hivos werd betrokken, bracht ze eerst de situatie in kaart. “Ik ontdekte al snel waar het knelde,” legt ze uit. “We zijn toen meteen aan de slag gegaan om passende oplossingen te vinden.” Al snel bleek dat zowel salarisadministratie uitbesteden als een nieuw systeem nodig was. “Uiteindelijk hebben we ADP vervangen door een systeem dat beter aansloot bij de behoeften van Hivos.”
Samen met externe partners zorgde Jacqueline ervoor dat de juiste oplossing werd geïmplementeerd. “We hebben alle benodigde data zorgvuldig verzameld en gestructureerd om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen,” vertelt ze.
Het resultaat
De keuze voor het uitbesteden van de salarisadministratie en het implementeren van een nieuw systeem leverde Hivos direct resultaat op:
Efficiëntieverbetering: “Vanaf januari verwerkte een externe partij de salarisadministratie met een nieuw en gebruiksvriendelijk pakket,” vertelt Jacqueline. De HR-afdeling wereldwijd werkt nu met hetzelfde systeem en hoeft alleen nog mutaties door te geven.
Meer rust en continuïteit: De HR-afdeling is minder belast met salarisinhoudelijk werk, wat zorgt voor rust in de operatie en minder afhankelijkheid van één medewerker.
Verbeterde compliance en verantwoording: “Het nieuwe systeem maakt het eenvoudiger om de financiële afdeling inzicht te geven in personeelsinformatie en salarissen,” aldus Jacqueline. Dit verhoogt de transparantie.
Kostenbesparing: Naast de functionele verbeteringen leverde de nieuwe werkwijze ook een besparing op in kosten.
Veel organisaties zouden profiteren van het uitbesteden van het arbeidsintensieve aspect van hun salarisadministratie
Jacqueline Wiersma, Consultant bij FITZ HR & Payroll
Salarisadministratie moet
je nooit alleen doen
Volgens Jacqueline laat dit project zien waarom salarisadministratie uitbesteden voor veel organisaties een verstandige keuze is. “Voor deze taken is specifieke expertise nodig. Die is niet altijd binnen een organisatie aanwezig, of zit maar bij één persoon. Dat maakt je kwetsbaar.”
Blijven leren bij FITZ HR & Payroll
Ook voor Jacqueline zelf was het project waardevol. “Het was de eerste keer dat ik een internationaal HR-pakket implementeerde,” vertelt ze. “Dat maakte het extra leuk, elke opdracht komt weer met zijn eigen uitdaging.”
