Meer grip en continuïteit door uitbesteding van salarisadministratie

De uitdaging

Hivos kampte met de gevolgen van versnipperde HR-systemen die door kantoren in verschillende landen werden gebruikt, waardoor de organisatie moeite had om snel accurate personeelsinformatie op te leveren. Rapportages waren tijdrovend, data vaak verouderd, en de afhankelijkheid van één HR-medewerker in Nederland bracht risico's op het gebied van continuïteit en compliance met zich mee. 

Over Hivos

Hivos is een internationale organisatie voor ontwikkelingssamenwerking die handelt vanuit humanistische waarden. Hivos strijdt samen met moedige mensen voor gelijkwaardige en inclusieve samenlevingen. De organisatie ondersteunt partners in Afrika, Latijns-Amerika en het Midden-Oosten met kennis, contacten, geld en bescherming. 

Rol van onze professional

"Toen ik de situatie in kaart bracht, ontdekte ik al snel de knelpunten," vertelt Jacqueline Wiersma, Consultant bij FITZ HR & Payroll. "We zijn toen meteen aan de slag gegaan om oplossingen te vinden, waarbij zowel outsourcing als een nieuw salarisadministratiesysteem op tafel kwamen. Uiteindelijk besloten we om ADP te vervangen door een systeem dat veel beter aansloot op de behoeften van de organisatie.

In samenwerking met externe partners heb ik ervoor gezorgd dat de juiste oplossing werd geïmplementeerd, waarbij we ook alle benodigde data zorgvuldig hebben verzameld en gestructureerd om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen.”

Resultaat

• Efficiëntieverbetering: Vanaf januari verwerkte een externe partij de salarisadministratie met een nieuw en gebruiksvriendelijk pakket. De HR-afdeling werkt wereldwijd met hetzelfde HR-pakket en geeft alleen nog de mutaties door aan de externe salarisverwerker, waardoor het werk aanzienlijk overzichtelijker werd. 

• Meer rust en continuïteit: De HR-afdeling hoefde salaris-inhoudelijk minder werk te verrichten, wat zorgde voor meer rust en continuïteit. De afhankelijkheid van één medewerker voor de salarisbetalingen nam daardoor ook flink af. 

• Verbeterde compliance en verantwoording: Het nieuwe systeem maakt het makkelijker om de financiële afdeling inzicht te geven in personeelsinformatie en salarissen, wat de transparantie aanzienlijk verbeterde

• Kostenbesparing: Het nieuwe systeem zorgde bovendien ook voor een kostenbesparing.

Salarisadministratie moet
je nooit alleen doen

"Dit project laat goed zien hoe belangrijk het is om bepaalde taken, zoals de salarisadministratie, uit te besteden. Veel organisaties zouden profiteren van het uitbesteden van het arbeidsintensieve aspect van hun salarisadministratie. Voor deze taken is namelijk specifieke expertise nodig, die niet altijd binnen de organisatie aanwezig is of soms maar bij één iemand en dat is erg kwetsbaar", benadrukt Jacqueline Wiersma. 

Blijven leren bij FITZ HR & Payroll

“Naast dat ik de klant heb geholpen met een mooie oplossing, heb ik zelf ook veel geleerd tijdens dit project. Het was de eerste keer dat ik een internationaal HR-pakket implementeerde, dat maakte het extra leuk, elke opdracht komt weer met zijn eigen uitdaging. ”