De uitdaging
Het Nederlands Instituut voor Onderzoek der Zee worstelde met een verouderde, papieren HR-administratie. Dit maakte processen traag en inefficiënt, en zelfs tijdens de coronapandemie moesten medewerkers naar kantoor komen om alles op papier af te handelen. Digitalisering werd noodzakelijk om tijd te besparen en de processen te versimpelen en verbeteren.
Over NIOZ
Het Nederlands Instituut voor Onderzoek der Zee (NIOZ), is het nationale oceanografisch instituut en het expertisecentrum van Nederland voor oceaan, zee en kust. Zij bevorderen fundamenteel begrip van mariene systemen, de manier waarop ze veranderen, de rol die ze spelen in klimaat en biodiversiteit, en hoe ze in de toekomst duurzame oplossingen voor de maatschappij kunnen bieden.
De rol van onze professional
“De HR-administratie verliep volledig papier, wat zorgde voor enorme inefficiëntie," vertelt Jacqueline Wiersma, Consultant bij FITZ HR & Payroll. "We zijn meteen aan de slag gegaan om een oplossing te vinden. De eerste stap was het inschakelen van een externe partij om de honderden papieren dossiers veilig en efficiënt te digitaliseren. Omdat het nieuwe HR-systeem nog niet beschikbaar was, kozen we voor een tijdelijke oplossing met DocuSign, zodat documenten digitaal verwerkt en ondertekend konden worden.
In samenwerking met het team hebben we de processen in kaart gebracht en geoptimaliseerd, waarbij ik ervoor zorgde dat de juiste digitale workflows werden geïmplementeerd. We boden trainingen aan en, door het enthousiasme van het team verliep de overgang buitengewoon soepel. Zo konden we de organisatie snel naar een efficiëntere en volledig digitale HR-administratie leiden.”
Resultaat
Digitalisering van HR-dossiers: De volledige papieren administratie werd gedigitaliseerd door een externe partij, waardoor honderden fysieke dossiers veilig en efficiënt digitaal beschikbaar werden gesteld omgezet naar een digitaal systeem.
Efficiëntieverbetering: Door de digitalisering van workflows verliepen processen veel sneller en met minder handmatige stappen. Medewerkers hoefden minder tijd te besteden aan administratieve handelingen zoals printen en scannen.
Tijdswinst voor medewerkers: De automatisering van administratieve processen gaf medewerkers meer tijd om zich te concentreren op belangrijkere taken, wat hun werklast aanzienlijk verminderde.
FITZ heeft ons geholpen onze HR-administratie te digitaliseren. Er is zorgvuldig gekeken naar welke oplossingen het beste pasten bij onze vraagstukken. De oplossingen zijn zeer gebruiksvriendelijk. Hierdoor hebben we veel tijd bespaard en kunnen we ons richten op onze kernactiviteiten.
NIOZ
We zijn bij FITZ niet gebonden aan één oplossing
"We zijn bij FITZ niet gebonden zijn aan één specifieke oplossing," vertelt Jacqueline Wiersma. "We kunnen inspelen op wat voor een organisatie belangrijk is. Voor de ene klant is dat een groot pakket, terwijl een kleinere oplossing bij een andere organisatie beter past. We kijken goed naar wat er al is en hoe we de organisatie het beste verder kunnen helpen.”
Organisaties écht vooruithelpen
“Het mooie aan FITZ is dat we toegang hebben tot verschillende specialisten. Bijvoorbeeld op het gebied van pensioenen of reporting tools. Zo kunnen we klanten op meerdere manieren helpen. Voor mij is het belangrijk dat ik echt het verschil maak voor mijn opdrachtgever. Dat ik het gevoel heb dat ik de investering waard ben geweest. Dat we iets hebben neergezet waar ze écht verder mee kunnen. Wanneer ik aan het einde van een project mijn laptop dichtklap en terugkijk op wat we samen hebben bereikt, dan voel ik me trots."