Een rapport waar je mee vooruit kan

Wat is een Quickscan? 

Voordat we dieper de materie in duiken, is het goed om even meer context over de Quickscan te geven. De Quickscan geeft een analyse van de financiële systemen en processen gericht op kansen en risico's binnen jouw organisatie. Hierdoor krijgt een organisatie snel inzicht in het verbeterpotentieel en optimalisaties. Dit kan gericht zijn op procesoptimalisaties, adequate stuur- en managementinformatie, versnelling van de maandafsluiting of een benchmark van hoe jouw organisatie presteert in vergelijking met anderen. Wij geven een praktisch advies met concrete verbeterpunten en oplossingsrichtingen. 

Over de klant

De Radboud Universiteit in Nijmegen is een van de beste brede, klassieke universiteiten van Nederland. Binnen de hele organisatie werken 6.150 mensen, waarvan er 1.300 onderdeel uitmaken van de afdeling Radboud Services. Hieronder valt ook de afdeling centrale grootboekadministratie.  

In het kort

Uitdagingen 

• Voor faculteiten en divisies worden verschillende werkwijzen gehanteerd 

• Gebrek aan een solide basis voor kennisoverdracht en procedures 

• Onderbezetting 

Resultaten 

• Een concreet rapport met verbeterpotentieel 

• Introduceren van de 'Plan, Do, Check, Act' (PDCA) methode 

• Meer werkplezier en betrokkenheid onder medewerkers 

Dezelfde processen, maar net even anders

Je voert dezelfde soort werkzaamheden uit, bent met vergelijkbare zaken bezig, dan verwacht je dat processen op dezelfde manier verlopen en toch gaat het net even anders. Een probleem waar Jorien van Soest, teamleider Grootboek bij de Radboud Universiteit, tegen aan liep: “In principe zou je zeggen dat het proces overal hetzelfde is, in de praktijk is dat niet zo, doordat de focus per faculteit verschilt. De ene faculteit werkt met projecten, terwijl de andere weer met verbijzonderingen werkt." Dat gecombineerd met een coronapandemie en een hoog ziekteverzuim zorgde ervoor dat het probleem steeds duidelijker werd.

Behoefte aan een frisse blik

“Collega’s moesten in coronatijd worden ingewerkt. Dan schieten zaken zoals kennisoverdracht er vaak bij in. Waardoor kleine dingen, zoals werken met een systeem, minder goed worden opgepakt. In een systeem zitten allerlei slimmigheidjes, maar als niemand je dat vertelt, ga je ze nooit vinden. Heb je die basis wel op orde dan kun je makkelijker bijspringen als er bij een faculteit behoefte is aan ondersteuning.

Om te voorkomen dat we weer aan de slag gaan in een goedbedoelde werkgroep, zonder resultaat, besloten we om de hulp in te schakelen van FITZ Finance & Control. Zeker ook doordat je in de waan van de dag zit is het beter om hier met een frisse blik naar te kijken.”

De Quickscan

Aanpak

Maurice Simmelink, Lead Consultant bij FITZ Finance & Control: “Wij zijn in gesprek gegaan om de doelstelling en scope van de QuickScan te bepalen. Samen met de opdrachtgever wordt bepaald waar de uitdagingen en de behoefte ligt. Dit wordt vertaald naar een projectvoorstel waarin de situatie wordt geschetst met de doelstelling voor het onderzoek. De hoofdvraag: 'Welke mogelijke verbeteringen zorgen voor optimalisatie van de operationele processen van team Grootboek en kunnen mogelijk bijdragen aan het vergroten van het werkplezier?'

Om antwoord te kunnen geven op de hoofdvraag hebben wij doormiddel van gerichte vragen en open gesprekken de uitdagingen blootgelegd en de behoeften van het team in kaart gebracht.”

Voor de uitvoering van deze QuickScan is op de volgende wijzen informatie opgevraagd en verzameld:

• Interviews met alle grootboekadministrateurs;  

• Inhoudelijke sessies met verdieping op processen;  

• Analyse en toetsing van werkwijzen en documentatie;  

• Vragenlijst gericht op perceptie van werkplezier. 

Iedereen moet zijn zegje kunnen doen

Je kunt als organisatie alleen veranderen als iedereen meedoet. Dat besef leefde ook binnen de Radboud Universiteit. Jorien legt uit: “Wij wilden echt dat alle medewerkers hun zegje konden doen, daarom vonden de interviews individueel plaats, zodat mensen ook vrijuit konden praten.”

Knelpunten in kaart brengen

Esmé Ratering, Consultant bij FITZ Finance & Control: “Wanneer iemand binnenkomt, vorm je direct een eerste indruk. Sommige mensen praten uitgebreid, terwijl anderen beknopt antwoorden. Het is belangrijk om hiermee om te gaan en alle benodigde informatie te verkrijgen. Knelpunten worden vaak snel duidelijk. Als we denken dat iets een probleem is maar anderen dit niet ervaren, is dat een signaal om verder te onderzoeken waarom dit verschil bestaat. We stellen vervolgvragen zoals: ‘Ervaar jij dit ook? Hoe kijk jij hiernaar?’ Dit helpt ons om tot de kern van het probleem te komen.”

Rapport met verbeterpotentieel

Het resultaat van de Quickscan is een adviesrapport met een praktisch plan van aanpak waarin verbeteringen benoemd staan om processen van het team Grootboek naar een hoger niveau te brengen. In het adviesrapport wordt bij de beschrijving van de huidige situatie een analyse toegevoegd en het verbeterpotentieel aangegeven.

Maurice: “Uit de nulmeting van de operationele processen blijkt dat verdere automatisering van activiteiten en werkzaamheden mogelijk is. Hoewel de basis van de operationele processen in orde is, biedt de huidige inrichting en het gebruik van systemen geen optimale ondersteuning. Hierdoor worden te veel activiteiten en werkzaamheden handmatig uitgevoerd, zonder voldoende automatiseringsondersteuning in de huidige financiële verantwoording. Het uitgangspunt voor het advies is de analyse van de huidige situatie om het mogelijke verbeterpotentieel te herkennen. Per operationeel proces en/of werkzaamheden is een analyse uitgevoerd en zijn de te verbeteren punten aangegeven.

Het verbeterpotentieel

Een rapport is pas het begin

Een opgeleverd rapport is niet het eindpunt van een verbeterproces, maar juist het begin. Om ervoor te zorgen dat je echt vooruitkomt, moet je ook echt aan de slag gaan met je verbeterpotentieel. Esmé Ratering, Consultant bij FITZ Finance & Control: “Samen met de Radboud Universiteit zijn we gaan kijken naar een geschikte manier om hier een vervolg aan te geven. Dit deden we door de ‘Plan, Do, Check, Act’ (PDCA) methode te introduceren.

Tijdens interactieve sessies zijn we hiermee aan de slag gegaan, waarbij ze een proces benoemen, beschrijven wat de situatie nu is, welk resultaat ze willen behalen en welke stappen daarvoor nodig zijn.” Jorien voegt hieraan toe: “Voor grotere vraagstukken is het lastiger om dit zelf te doen, maar met kleinere processen kunnen we dat zelf. We proberen dit nu aan te houden en consequent te blijven doen, zodat we hier ook in de toekomst profijt van blijven houden.”

Meer werkplezier

Naast inzichten, leverde de Quickscan ook meer werkplezier op. Jorien: “Mensen moeten merken dat er naar hen geluisterd wordt. In het voorbijgaan wordt er vaak van alles gezegd, maar daar blijft het dan bij. Nu heeft iedereen een kans gekregen om te zeggen wat er niet werkt. Dat is verwerkt in het rapport en herkent iedereen iets van zichzelf daarin. We doen het echt samen.” Ook maakt dit rapport een groter probleem beter te behappen, wat weer voor duidelijkheid zorgt. “Als iedereen precies weet wat hij moet doen, wat er verwacht wordt, dan werkt dat veel makkelijker.”

Een rapport waar je mee vooruit kan

Als organisatie wil je een oplossing voor je probleem, niet een fancy presentatie of een rapport vol moeilijke woorden; je wilt iets waarmee je vooruit kan. Precies hetgeen wat FITZ Finance & Control leverde. “Wij wilden vooral een werkbaar document. Iets waarmee we vooruit kunnen. We zaten niet te wachten op een sessie, waarbij we weer een flip-over vol schrijven en er uiteindelijk niets mee kunnen. Dit rapport maakt onze problemen echt tastbaar en voor ons straks ook meetbaar. Voorlopig hebben we voldoende te doen en gaan we samen met FITZ Finance & Control aan de slag om onze processen nog beter te maken.”

Ook direct inzicht in je financiële processen met de Quickscan?

Klaar om je financiële processen te verbeteren? Met onze Quickscan krijg je praktische adviezen waar je meteen mee aan de slag kunt. Geen dikke rapporten, maar toegankelijke tips die direct toepasbaar zijn.