“Een succesvolle ECD-implementatie draait niet om technologie, maar om mensen.”
Maak kennis met Arthur, trainee bij FITZ Zorg sinds september 2024. In zijn eerste opdracht vervulde hij de rol van Zorgcontroller bij een grote GGZ-instelling die recent overstapte naar een nieuw Elektronisch Cliëntendossier (ECD). In dit interview deelt Arthur zijn ervaringen, lessen en tips uit het veld.
Kun je jezelf kort voorstellen en iets vertellen over je opdracht?
“Zeker! Mijn naam is Arthur en ik ben gestart in het traineeship consultancy in de zorg. Voor mijn eerste opdracht werd ik geplaatst bij een GGZ-instelling met een rijke geschiedenis van meer dan 110 jaar. Daar ondersteunde ik de organisatie in de periode na de overstap naar een nieuw ECD-systeem.”
Wat was de aanleiding voor de overstap?
“Het oude systeem werkte jarenlang prima; medewerkers beheersten het volledig. Toch begon het te knellen. Nieuwe wet- en regelgeving, zoals Horizontaal Toezicht, en technologische beperkingen maakten dat het systeem niet meer voldeed aan de eisen van de tijd. De organisatie koos daarom voor een nieuwe oplossing, met het oog op meer efficiëntie en toekomstbestendigheid.”
Hoe verliep de implementatie?
“In theorie was het goed voorbereid, maar in de praktijk bleek het lastiger. Er ontstonden technische problemen, de communicatie was niet altijd helder en medewerkers kregen onvoldoende training. Dat zorgde voor frustratie, fouten en onzekerheid.”
Wat is een belangrijke les die je meeneemt?
“Heldere communicatie en realistische verwachtingen maken echt het verschil. Betrek medewerkers vanaf het begin, investeer in training en bied directe ondersteuning. Daarmee voorkom je weerstand en vergroot je het vertrouwen.”
Hoe was de situatie toen jij binnenkwam?
“Negen maanden na de livegang heerste er nog veel frustratie. De werkdruk was hoog en het nieuwe systeem leidde tot onzekerheid. Tegelijkertijd zag ik de veerkracht van de organisatie: medewerkers zochten elkaar op, deelden kennis en vonden samen oplossingen. Door themamiddagen en samenwerking groeide het vertrouwen. Inmiddels komt een succesvolle jaarafsluiting in zicht.”
Wat zijn volgens jou de belangrijkste leerpunten?
“Vier dingen springen eruit:
Test alles vooraf zorgvuldig – Zorg dat afspraken over datamigratie en functionaliteiten glashelder zijn vóór de livegang.
Investeer in training en ondersteuning – Niet alleen tijdens, maar ook ná de implementatie.
Blijf monitoren en aanpassen – Technische en inhoudelijke issues komen vaak pas na livegang aan het licht. Wees daarop voorbereid.
Stimuleer samenwerking en kennisdeling – Door regelmatig overleg en gezamenlijke reflectie leren medewerkers sneller en beter.”
Tot slot: wat zou je andere organisaties adviseren?
“Neem de tijd voor een zorgvuldige voorbereiding, en vergeet vooral de mensen niet. Een succesvolle ECD-implementatie draait niet alleen om systemen en processen, maar om de mensen die ermee werken. Hoe beter je hen meeneemt, traint en ondersteunt, hoe sneller het systeem onderdeel wordt van het dagelijks werk — zónder kwaliteitsverlies.”
