Je stapt een organisatie binnen om tijdelijk een functie waar te nemen. Maar al snel blijkt dat het team méér nodig heeft dan iemand die de boel draaiende houdt. In deze blog neemt Bram je mee in een opdracht binnen de jeugd-GGZ, waar het toewijzingsproces vastliep door wrijving tussen teams. Door samen opnieuw te kijken naar rollen, verantwoordelijkheden en risico’s, ontstond er ruimte om te bouwen aan een oplossing die wel werkt.
Van wrijving naar werkbare samenwerking
In één van de regio’s van een jeugd-GGZ-instelling liep het toewijzingsproces al langer stroef. Wat ooit begon als pragmatische ondersteuning van behandelaars bij de administratieve afhandeling, was uitgegroeid tot een bron van frustratie. De samenwerking tussen zorgadministratie en secretariaat was verslechterd. Verantwoordelijkheden waren onduidelijk, en dat begon te knellen.
In dat spanningsveld nam ik tijdelijk de rol over van regiocoördinator zorgadministratie.
Wat begon als een tijdelijke waarneming, groeide al snel uit tot een veel bredere opdracht. Het toewijzingsproces vroeg niet alleen om coördinatie, maar om structurele herinrichting. Binnen een maand werd duidelijk: dit moest grondiger aangepakt worden.
Proces in kaart, samenwerking in herstel
Met een open en onafhankelijke blik bracht ik het toewijzingsproces opnieuw in kaart. Ik startte een project waarin het volledige proces werd beschreven, getoetst aan interne risicobeheersingskaders en afgezet tegen de verantwoordelijkheden van betrokken afdelingen.
Tegelijkertijd hield ik de dagelijkse aansturing op me en werkte ik aan het herstel van de samenwerking tussen zorgadministratie en secretariaat.
“Door helderheid te scheppen in taken, rust te brengen in de dagelijkse praktijk én steeds het gesprek open te houden, kwam er langzaam maar zeker beweging.”
Balans houden tussen kritisch zijn en verbinding maken was essentieel. Door steeds te benadrukken dat het ging om verbetering, niet om afrekenen, bleef de ruimte voor gesprek bestaan. We onderzochten samen wat wél werkte en wat niet.
Leren, reflecteren, samen groeien
Waar mijn ervaring in het omgaan met weerstand en onderstroom nog kon groeien, vond ik binnen FITZ een stevig netwerk van collega’s. Door te sparren, feedback op te halen en casussen voor te leggen, kreeg ik beter zicht op hoe ik lastige gesprekken kon voeren zonder de relatie te verliezen.
“Ik leerde hoe belangrijk het is om niet alleen te weten wát je zegt, maar ook hóe je het brengt.”
Duurzame keuzes die verder reiken
Uiteindelijk adviseerde ik het management om het toewijzingsproces volledig onder te brengen bij de zorgadministratie, inclusief de functionele aansturing van twee medewerkers van het secretariaat. Deze herverdeling van taken en verantwoordelijkheden bracht meer grip, duidelijkheid en stuurbaarheid, zowel op inhoud als op samenwerking.
De kracht van deze opdracht zat voor mij in de combinatie van systemisch denken, doortastendheid en betrokkenheid. Door verantwoordelijkheid te nemen voorbij de opdrachtomschrijving, én het perspectief van de werkvloer helder te agenderen bij het management, kon ik bijdragen aan duurzame verandering.
Niet alleen doen, maar samen bouwen
Deze opdracht liet zien dat duurzame verandering pas ontstaat als je processen én mensen serieus neemt. Door geduldig te bouwen, scherp te blijven kijken en voortdurend af te stemmen, kwam een vastgelopen situatie weer in beweging.
En wat daarin het verschil maakte? De mogelijkheid om te leunen op de expertise en reflectie binnen FITZ. Een netwerk waarin leren, uitdagen en koers houden vanzelfsprekend is.
Ook werken aan duurzame verandering?
Bij FITZ geloven we in mensen die verantwoordelijkheid nemen, voor hun vak en voor elkaar. Wil je weten hoe jij kunt bijdragen aan slimme, toekomstbestendige bedrijfsvoering in de zorg of het sociaal domein? Neem contact op met Rein onderaan deze blog.
Ook werken aan duurzame verandering? Neem contact op.
Rein Kooij
Accountmanager - FITZ Zorg