De AFAS-Analyses bij Partners voor Jeugd

De AFAS-Analyses in de praktijk: de jaarrekening van Partners voor Jeugd met één druk op de knop

"Ik ben vorig jaar februari begonnen bij Partners voor Jeugd. Mijn achtergrond is altijd finance geweest, en ik was op zoek naar een nieuwe uitdaging. Bij mijn vorige werkgevers heb ik veel gedaan aan procesverbeteringen en hier was behoefte om met het gebruik van AFAS vanaf 1 januari 2024 de financiële processen te optimaliseren.”

Chantal Lieuw-Hie, Financial Controller - Partners voor Jeugd.

De situatie vóór de AFAS-Analyses

Toen Chantal begon, was de overstap van het oude ERP-systeem Final naar AFAS al ingezet. Maar de rapportages liepen nog verre van gestroomlijnd:

"Vanuit Final konden er geen analyses gemaakt worden, dus alles werd handmatig samengevoegd in een Excelbestand. Iedereen werkte ook op een andere manier, er was geen uniforme manier van werken."

Het gevolg: veel foutgevoelig werk, veel tijd kwijt en weinig structuur. Vooral bij het opstellen van de jaarrekening of het vergelijken van cijfers tussen werkmaatschappijen werd dit een probleem.

"Ons streven is: één druk op de knop, en dan rolt er gewoon een goede jaarrekening uit."

Waarom gekozen voor de AFAS-Analyses van FITZ

De wens om méér uit AFAS te halen leidde tot contact met FITZ.

“Mijn manager was in gesprek met FITZ en we hebben toen een aantal reviews gelezen. Deze waren allemaal erg goed dus hebben we een gesprek en een demo ingepland.”

Voor Chantal en haar manager waren de gegeven praktijkvoorbeelden een belangrijk onderdeel van hun overweging. De combinatie van praktijkgerichtheid, bewezen resultaat en de winst op de lange termijn gaf de doorslag.

De oplossing: implementatie van de AFAS-Analyses

Het implementatietraject begon in september 2024. Er werd een projectgroep gevormd met collega’s van Financial Control en de financiële administratie. Onder begeleiding van FITZ-consultant Marco gingen ze aan de slag:

"Marco heeft ons eerst helemaal door het proces heen gelopen: wat gaan we precies doen, wat wordt er van mij verwacht, wat wordt er van jullie verwacht. En hij pushte ons echt om er zelf mee aan de slag te gaan."

De aanpak was bewust hands-on: het team moest zelfstandig leren werken met de analyses, zodat de kennis ook na afronding van het traject in huis zou blijven. Elke week werden er één of twee analyses ingelezen, waar het team vervolgens zelf mee aan de slag ging. Zo werd geborgd dat het financiële team van Partners voor Jeugd na de implementatie zelfstandig met de AFAS-Analyses kunnen werken.

Resultaten: jaarrekening automatiseren en meer grip op data

De investering in de AFAS-Analyses wierp tijdens dit jaarrekeningtraject meteen zijn vruchten af. Het traject heeft minder tijd gekost, het jaarrekeningdossier is completer opgeleverd en er kwamen minder vragen vanuit de accountants.

"De hele jaarrekening voor ons, dat was echt het allerbelangrijkste. Dat we die echt compleet kunnen uitdraaien uit het systeem en niks meer handmatig hoeven te maken."

Ook de accountants reageerden dus positief op het aangeleverde jaarrekeningdossier:

"Vanuit de accountant kregen we ook het bericht terug dat de jaarrekening professioneel, netjes én compleet was"

Chantal en haar collega’s zijn voornemens om de komende tijd het gebruik van de analyses nog verder uit te bouwen. Zo zijn ze zelf nieuwe analyses aan het bouwen en gaan de analyses ook gebruikt worden voor de andere periodieke afsluitingen:

"De bedoeling is dat we dit jaar zeker analyses gaan gebruiken voor de maandelijkse periodeafsluiting."

Chantal was positief verrast door de snelheid en kwaliteit van de implementatie en het directe effect op het jaarrekening traject.

Het is allemaal gewoon in één keer goed gegaan. Dus ja, waren we heel blij mee? Ja!”

Slot en aanbeveling

Voor organisaties die overwegen om hun jaarrekening te automatiseren of hun financiële processen te stroomlijnen met AFAS, heeft Chantal een duidelijke boodschap:

"Ik zou het zeker aanraden. Voor mij heeft het heel veel overzicht gecreëerd en structuur gebracht. Je hebt een uniforme manier van werken en een snelle en kwalitatieve oplevering van de jaarrekening. AFAS analyses laat duidelijk zien welke brondata is gebruikt .Volgens mij is dat in een wereld waar data steeds belangrijker wordt een vereiste. Er komt een moment dat alleen de brondata wordt getoetst en niet de uitkomst in de vorm van een rapport.”

Wat volgens Chantal een belangrijk voordeel was tijdens de implementatie bij Partners voor Jeugd, was dat hun rapportagecockpit al goed was ingericht. Een goede basis draagt echt bij aan het succes. Daarnaast raad zij aan om een divers team aan te stellen voor dit project:

" Zorg er ook voor dat je goede financials op dit project hebt zitten, vanuit verschillende disciplines. Dus zorg dat je zowel administratie als control hierbij betrekt.”

Zelf aan de slag met de AFAS-Analyses?

Wil je – net als Partners voor Jeugd – je jaarrekening automatiseren en je financiële processen optimaliseren? Met de AFAS-Analyses van FITZ werk je sneller, uniformer en foutloos. Onze consultants begeleiden je met een aanpak die werkt.

📩 Neem contact op voor meer informatie, of het plannen van een demo.