Huisartsenspoedposten Oost-Brabant is een van de grootste huisartsenposten van Nederland, actief in de avond-, nacht- en weekendzorg. De organisatie telt bijna 400 vaste medewerkers en een grote flexibele schil van huisartsen.
De organisatie is continu in ontwikkeling, ook op financieel gebied. In 2024 kozen zij voor de AFAS-Analyses van FITZ om hun jaarrekeningproces efficiënter, overzichtelijker en compliant te maken. We spraken met Erik Draad (Business Controller en key user AFAS) en Tom Ewals (Financial Controller) over het implementatietraject en de resultaten.
De situatie vóór de AFAS-Analyses
Toen Tom (destijds Consultant bij FITZ) in februari 2024 startte met zijn opdracht, was de jaarrekeningcontrole al in volle gang. Hij stapte in een bestaande werkwijze waarin Excel nog een grote rol speelde.
“Toen ik begon, zaten we midden in de controle. Dat was voor mij als starter best veel in één keer, omdat er direct veel verantwoordelijkheid bij kwam kijken.”
De jaarrekening werd opgebouwd in een omvangrijk Excelbestand met veel doorrekeningen en correcties.
“Het bestand dat hiervoor gebruikt werd, was een heel groot Excelbestand met heel veel doorrekeningen. Er stonden ook best wel wat correcties in. Deze werkwijze voelde best wel chaotisch en foutgevoelig.”
De basis van dit Excelbestand was ontwikkeld in de periode dat er nog met Exact Online werd gewerkt.
“Onze jaarrekening was destijds opgebouwd in een Excelbestand,” vertelt Erik. “Dat was nog afkomstig uit de periode waarin we met Exact werkten. We exporteerden gegevens en stelden het rapport vervolgens handmatig samen. Dat Excelbestand hebben we wel telkens aangepast – eerst aan de overstap naar AFAS en later ook aan de eisen van de WTZA. Wat er nu anders is: de basis staat nog steeds in Excel, maar de gegevens worden automatisch opgehaald en de structuur is zo ingericht dat het direct als jaarrekening gepresenteerd kan worden.”
De aangescherpte wetgeving vanuit de WTZA zorgde voor extra druk: de jaarrekening moest niet alleen correct zijn, maar ook tijdig worden aangeleverd. Dat maakte investeren in een efficiënter jaarrekeningproces noodzakelijk.
Waarom koos je voor de AFAS-Analyses van FITZ?
De wens om te professionaliseren en het jaarrekeningproces te versnellen leidde tot een zoektocht naar passende tooling.
“We zijn steeds aan het kijken: wat kost ons veel tijd en hoe kunnen we dat efficiënter doen?”
Erik en zijn collega’s bekeken verschillende partijen, maar vonden daarin niet de juiste oplossing. Tot FITZ in beeld kwam.
“We hadden het eigenlijk opgegeven en toen namen jullie contact op. Dat was precies het goede moment.”
De doorslag werd gegeven door de flexibiliteit van de AFAS-Analyses en de inhoudelijke kennis van FITZ.
“Het zijn gewoon de AFAS-analyses, dus in theorie kun je ze zelf bouwen. Maar als je gaat kijken naar de fouten die je anders opnieuw maakt en de tijd die het kost, dan maak je die kosten-batenanalyse. En dan wordt het interessant.”
De oplossing: implementatie en eigen regie
De implementatie vond eind 2024 plaats, met Tom in de hoofdrol. Hij werkte al intensief met de analyses en paste deze aan op de specifieke werkwijze van de organisatie.
Die aanpak zorgde voor eigenaarschap binnen het team en maakte het eenvoudiger om toekomstige aanpassingen zelf door te voeren.
“Wat op zich wel fijn is, is dat je eigenlijk ook een soort van externe validatie hebt. Je denkt zelf dat het klopt, maar er zit een extra controle in waardoor fouten er altijd uit worden gehaald.”
Ook het verwerken van correcties werd eenvoudiger.
“Als er nog aanpassingen kwamen in boekingen, was dat voorheen best wel wat werk om weer goed te zetten in de oude jaarrekening. Dat is nu wel makkelijker. Het is gewoon een stuk flexibeler geworden.”
Resultaten: overzicht, consistentie en minder vragen
De opbrengst van het traject was op meerdere vlakken zichtbaar: meer overzicht, herbruikbare instructies en meer grip op het controleproces.
“Bij ons zit de meeste besparing in de consistentie. Hier hebben we tijd gewonnen bij vragen van de accountant. Je kan de analyses zo inrichten dat er elk jaar hetzelfde uitkomt, ook met dezelfde instructies.”
Die consistentie helpt niet alleen bij de accountantscontrole, maar ook bij kennisoverdracht binnen het team.
“Dat maakt het ook makkelijker voor mensen die relatief nieuw zijn in de organisatie. Je kunt best wel makkelijk wegzetten wat er nog moet gebeuren en wat er al is opgehaald.”
De tijdsdruk vanuit de WTZA is beter beheersbaar geworden, doordat het administratieve werk sneller afgerond is.
“Het opstellen is één ding. Maar daarna moet de accountant er iets van vinden. En in de zorg moeten heel veel gremia er ook nog iets van vinden. Dat slokt gewoon tijd op.”
Slot en aanbeveling
Voor organisaties met vergelijkbare uitdagingen hebben Erik en Tom een duidelijke aanbeveling:
“Als je wilt implementeren, begin dan op tijd,” adviseert Erik. “Idealiter start je al in augustus of september. Dan heb je de ruimte om de nieuwe werkwijze goed neer te zetten en kun je die vanaf het nieuwe jaar direct toepassen in je analyses.”
Zelf aan de slag met de AFAS-Analyses?
Wil je, net als Huisartsenposten Oost-Brabant, je jaarrekeningproces beter structureren en automatiseren? Met de AFAS-Analyses van FITZ werk je sneller, uniformer en met meer grip. Onze consultants begeleiden je met een aanpak die werkt.
Interesse of nieuwsgierig? Plan een kennismaking in!
Milan van der Veen
Senior Accountmanager