Een overstap zonder voorbereiding is als een auto kopen zonder onderzoek. Je loopt een showroom binnen, kiest een model dat er goed uitziet, maar pas later ontdek je dat het niet aansluit op je wensen. Te weinig bagageruimte, niet de juiste opties of een motor die niet bij je rijstijl past. Zo werkt het ook met de overstap naar AFAS Onboarden. Zonder een doordacht plan loop je het risico op een rommelige overstap en onnodige frustraties.
Mischa Werkhoven, consultant bij FITZ, ziet deze fouten regelmatig voorbij komen. In deze blog deelt hij de meest voorkomende valkuilen én hoe je ze voorkomt.
1. Te laat beginnen met de overstap
Veel bedrijven stellen de overstap uit, omdat ze denken dat het ‘wel losloopt’. De realiteit is anders. Een overstap kost meer tijd dan vaak wordt verwacht. Denk aan het inrichten van workflows, het testen van het systeem en het trainen van medewerkers. Als je te laat begint, ontstaat er haastwerk, wat leidt tot fouten en een stressvolle overgang.
Hoe voorkom je dit?
"Start op tijd en maak een realistisch stappenplan. Houd rekening met testfases en interne afstemming, zodat de overstap soepel verloopt."
2. Onduidelijke verantwoordelijkheden binnen het team
Bij veel organisaties die overstappen ontbreekt een duidelijke projectaanpak. Teams denken dat "iemand anders het wel regelt", waardoor beslissingen blijven liggen. Dit leidt tot vertraging, miscommunicatie en onduidelijkheden over wie waarvoor verantwoordelijk is.
Hoe voorkom je dit?
"Stel een projectteam samen en bepaal wie welke rol heeft. Wijs een projectleider aan die de voortgang bewaakt en ervoor zorgt dat iedereen weet wat er moet gebeuren."
3. Onvoldoende kennis van de software
Sommige organisaties gaan ervan uit dat de overstap vanzelf gaat. Functioneel beheerders denken soms: "Dat doen we wel even", maar komen later vast te zitten omdat ze onvoldoende kennis hebben van de nieuwe workflow. Dit leidt tot frustratie bij medewerkers en inefficiënt gebruik van het systeem.
Hoe voorkom je dit?
"Investeer in trainingen en begeleiding. Zorg dat medewerkers en HR-teams goed begrijpen hoe AFAS Onboarden werkt en hoe het optimaal ingezet kan worden."
4. Geen goede aansluiting op bestaande HR-processen
Sommige organisaties proberen hun huidige manier van werken direct over te zetten naar Onboarden, zonder te kijken naar verbeteringen. Dit kan leiden tot dubbel werk, foutieve data en een systeem dat niet goed aansluit op de bestaande processen.
Hoe voorkom je dit?
"Maak een grondige procesanalyse voordat je begint. Kijk niet alleen hoe je de huidige situatie kunt overzetten, maar ook hoe je het efficiënter kunt maken. Onboarden biedt kansen om processen te verbeteren en handmatige handelingen te verminderen."
5. Verkeerde inschatting van tijd en resources
Veel medewerkers moeten naast hun dagelijkse werk de overstap begeleiden. Dit wordt vaak onderschat. De werkdruk stijgt, deadlines worden niet gehaald en uiteindelijk raakt het project vertraagd.
Hoe voorkom je dit?
"Plan realistisch en houd rekening met test- en optimalisatiefases. Zorg ervoor dat er voldoende capaciteit en ondersteuning is binnen het team."
Wil je een soepele overstap zonder valkuilen?
Heb je vragen over het nieuwe Onboarden in AFAS? Mischa Werkhoven of zijn collega's helpen je graag verder. Neem contact op en ontdek hoe je de overstap soepel en efficiënt laat verlopen.
