Het contract is gegund, maar drie maanden later stapelen de afkeuringen zich op. Het secretariaat krijgt vragen die ze niet kunnen beantwoorden en de wachtlijst in de maandrapportage blijkt niet meer te kloppen.
De oorzaak? Eén zin in het nieuwe contract: triage vóór de intake is niet langer declarabel. Op papier lijkt het een kleine wijziging, maar in de praktijk heeft dit grote gevolgen. Het wachtlijstbeheer is namelijk gekoppeld aan dat triagecontact. Daarmee raakt die ene zin in je aanmelding je registratie en je stuurinformatie.
Voor de directie in 30 seconden
Een contract tekenen is iets anders dan het kunnen uitvoeren. Een contractvoorwaarde die niet aansluit op je werkprocessen kan later leiden tot afkeur, vertraging en discussies met gemeenten.
Toets daarom iedere nieuwe contractvoorwaarde vóór inschrijving op het interne proces. Zo weet je vooraf waar je voor tekent en wat nodig is om de afspraken waar te maken.
Maak risico’s na gunning tijdig bespreekbaar met de gemeente, mét een plan. Zo voorkom je verassingen en bouw je aan het vertrouwen.
Jouw rol
Bepaal de visie en kaders voor zorgverkoop en zorg dat zorgverkoop, zorgcontrol en de zorgadministratie als één keten samenwerken.
Inschrijven is niet de kern
Wie in meerdere regio's jeugdhulp levert, heeft niet te maken met één financier, maar met meerdere. Iedere gemeente of jeugdregio heeft een eigen inkoopbeleid, eigen voorwaarden en eigen registratie eisen. Zorgverkoop is per aanbesteding weken bezig met doornemen van bestekken, nota's van inlichtingen, prijsbladen en kwaliteitsplannen. Steeds staat dezelfde vraag centraal: schrijven we in of niet?
Die beslissing is belangrijk. Maar wie zorgverkoop alleen vanuit die vraag benadert, ziet het als een project dat begint bij publicatie van een aanbesteding en eindigt bij de gunning. Terwijl de risico's van een contract vaak al vóór de gunning ontstaan en pas daarna zichtbaar worden.
Onze visie: zorgverkoop is een vast onderdeel van de bedrijfsvoering en risicobeheersing. Het is gebaseerd op een eigen kernproces, waarover je als organisatie transparant communiceert met de gemeente.
Begin bij je eigen kernproces
Onze consultants zien bij veel jeugdhulpaanbieders hetzelfde terug: zorgadministratie en zorgverleners werken per gemeente volgens een ander proces. Dat zorgt voor fouten en onrust. Het startpunt ligt dan steeds bij de stukken van de gemeente. Maar wat als je dat omdraait?
Begin bij je eigen visie op zorg. Welke hulp bied je en hoe richt je die in? Leg dit vast in één intern kernproces: de vaste werkwijze van aanmelding tot uitschrijving. Regionale verschillen blijven bestaan, maar worden afwijkingen op een standaard in plaats van allemaal afzonderlijke processen.
Dit kernproces gebruik je op drie belangrijke momenten:
Bij de marktconsultatie
In de aanloop naar een inkoopronde vragen gemeente vaak om input van zorgaanbieders. Dit is het moment om te laten zien hoe je werkt en wat je nodig hebt, nog voordat het bestek definitief is.
Bij de risicoanalyse
Zorgverkoop coördineert het toetsen van de voorwaarden uit het inkoopbeleid aan het interne kernproces. Zorgadministratie- en control beoordelen per processtap wat een voorwaarde betekent. Zo worden risico’s al in het triagevoorbeeld, vóór de inschrijving, zichtbaar in plaats van maanden later op de afkeurlijst.
Bij het besluit
Een go/no-go beslissing draait niet alleen om de vraag of de risico's aanvaardbaar zijn. Ook de aansluiting op je visie speelt een belangrijke rol. Door antwoord te hebben op de vraag waarom je bepaalde keuzes maakt, creëer je rust en duidelijkheid binnen de organisatie. Ook als er iets verandert.
Blijf wendbaar
Een consistent beleid vraagt om een heldere visie en een strategie die meerdere jaren richting geven. Dat biedt medewerkers houvast en zorgt voor continuïteit. Maar een vaste koers betekent niet dat je nooit bijstuurt.
De samenleving verandert, wet- en regelgeving ontwikkelen zich en praktijkervaringen leveren nieuwe inzichten op. Evalueer daarom elke drie tot vijf jaar je visie en strategie, afhankelijk van je meerjarenplan. Zo blijf je inspelen op veranderingen, zonder elk jaar opnieuw je koers te bepalen.
Van onderhandelaar naar relatiebeheerder
Na de gunning begint het echte werk. Niet alle contractvoorwaarden zijn direct volledig ingericht en organisaties blijven veranderen. Regiebehandelaren vertrekken, intakeprocedures veranderen en werkwijzen worden aangepast.
Daarom verschuift de rol van zorgverkoop ook van onderhandelaar naar relatiebeheer. Gemeenten kijken op dezelfde manier naar contractmanagement. Het gaat niet alleen om de afspraken die je maakt, maar ook om hoe je ermee omgaat als de uitvoering anders loopt dan verwacht.
In de jeugdzorg is die samenwerking extra belangrijk. Gemeenten geven per cliënt een toewijzing af en houden daarmee regie op ieder traject. Knelpunten in het proces worden daardoor direct zichtbaar.
Hier ligt een belangrijke rol voor zorgcontrol en zorgadministratie. Zorgcontrol vertaalt de risicoanalyse na de gunning naar concrete beheersmaatregelen. Samen met de zorgadministratie signaleert zorgcontrol waar processen vastlopen of knelpunten ontstaan.
Zorgverkoop neemt deze signalen mee in het gesprek met de gemeente. Zo worden knelpunten tijdig bespreekbaar en blijft we aandacht voor het nakomen van afspraken.
Goed contractmanagement gaat over goed partnership met aanbieders en gemeentes, en het stellen van gezamenlijke doelen.''
- Ed Bötticher, projectleider ICT-aanbestedingen bij het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
Transparantie als basis voor vertrouwen
Binnen de Zorgverzekeringswet (Zvw) werken zorgaanbieders en zorgverzekeraars met horizontaal toezicht (HT). Deze werkwijze is niet één op één over te nemen in de jeugdzorg, omdat het beleid per gemeente verschilt. Het principe is wel bruikbaar: vertrouwen opbouwen door open te zijn over processen, risico’s en beheersmaatregelen.
Dat betekent dat je risico’s rond de rechtmatigheid van declaraties en het tijdig aanvragen van toewijzingen bespreekbaar maakt. Dit speelt in twee situaties:
Je kernproces is nog niet ingericht op een nieuwe voorwaarde. Aanpassingen kosten tijd en brengen tijdelijk risico’s met zich mee.
Een veranderde situatie maakt dat je niet aan alle voorwaarden voldoet. Bijvoorbeeld als wachttijden oplopen door vertrokken regiebehandelaren of een nieuwe intakeprocedure ervoor zorgt dat de onderbouwing voor een toewijzing structureel twee weken later wordt aangeleverd.
Die openheid vraagt om moed, zeker omdat gemeenten ook bedragen kunnen terugvorderen. Deel daarom niet alleen het probleem, maar ook het risico, de oorzaak, de beheersmaatregel en de termijn.
Zo verschuift het gesprek van het probleem naar de oplossing. Door risico’s zelf tijdig te melden, sta je sterker dan wanneer ze pas bij een controle aan het licht komen.
Een cyclus, geen project
Visie en strategie bepalen de richting. Daarna leg je elke nieuwe voorwaarde op je kernproces, analyseer je de risico’s, neem je een besluit en beheers je de risico’s tijdens de looptijd. Wat je leert, voedt de jaarlijkse evaluatie het kernproces.
Hoe FITZ Zorg helpt
Onze consultants werken bij verschillende jeugdhulpaanbieders in meerdere regio’s. Daardoor zien we welke contracteisen in de uitvoering vastlopen, en waar een regio al een werkbare oplossing heeft gevonden. FITZ ondersteunt op twee manieren:
Huis op orde: we brengen je kernproces in kaart, voeren een risicoanalyse uit en richting risicobeheersing in. Op basis van ervaringen uit andere regio’s optimaliseren we bestaande processen.
Tijdelijke ondersteuning: is er krapte op zorgverkoop of zorgcontrol tijdens een inkoopronde? Onze ervaren professionals versterken je team waar nodig.
Wacht niet tot de volgende publicatie op TenderNed. Begin nu met het op orde brengen van je kernproces.
