De nieuwe cao VVT-regel over het aantal opkomstdagen

Wij willen je met deze blog uitdagen om het vraagstuk eerst eens vanuit een ander perspectief te bekijken. In een tijd van structurele arbeidsmarkttekorten, hoog ziekteverzuim en een groot aantal open diensten is het noodzakelijk om het welzijn van medewerkers centraal te stellen. Duurzame inzetbaarheid begint bij rust in het rooster en een gezonde balans tussen werk en privé. De nieuwe cao-regel is daarmee niet alleen een uitdaging, maar ook een stok achter de deur om het beter te doen. Marika van Dorp (zorglogisticus en senior consultant bij FITZ Zorglogistiek) en Carla Kerkdijk (manager Werken & Leren bij Carintreggeland) nemen je mee in de inzichten die we hebben opgedaan en de oplossingen die daaruit voortkomen.

Inzicht door data

FITZ Zorglogistiek heeft een impactanalyse ontwikkeld op basis van databestanden van meerdere zorgorganisaties. Met deze analyse brengen we precies in kaart welke teams de grootste overschrijdingen hebben op het aantal opkomsten en welke gevolgen dit heeft voor medewerkerstevredenheid, werkdruk en de balans tussen werk en privé. De resultaten waren confronterend, maar ook verhelderend: er bleek een duidelijk verband tussen het aantal opkomsten, het ervaren welzijn van medewerkers en het aantal meeruren.

Deze nieuwe regel in de cao vraagt om visie vanuit de zorgorganisatie, bekeken vanuit meerdere perspectieven zoals het HR-perspectief én het zorglogistieke perspectief.

Waar wringt het?

Onze analyses lieten zien dat teams met een hoog aantal opkomsten vrijwel altijd ook een groot aantal meeruren hadden. Dit is vaak het gevolg van formatietekorten en een deskundigheidsmix die niet aansluit op de zorgvraag, in combinatie met een hoog ziekteverzuim. Medewerkers werken structureel meer om open diensten te vullen, maar blijven formeel in een lager contract zitten. Hierdoor ontstaan extra opkomstmomenten die juist belastend zijn.

Een opmerkelijke bevinding betrof de contracten tussen 10–15 uur en 20–24 uur. In deze contractrangen zagen we de meeste overschrijdingen.

Een andere veelvoorkomende situatie betreft medewerkers met meerdere dienstverbanden (DVB). In de praktijk blijkt deze constructie vaak onnodig; vereenvoudiging van het contract kan rust geven en het plannen vergemakkelijken.

Capaciteitsmanagement: de sleutel tot balans

Een goede mix van contracten en deskundigheidsniveaus voorkomt veel problemen. Analyseer daarom regelmatig:

• De contractmix van het team – Wie werkt structureel meer dan het contract? Zijn er contractcategorieën waarin overschrijdingen vaker voorkomen?

• De deskundigheidsmix – Sluit het niveau van medewerkers aan op de zorgvraag, zodat diensten passend kunnen worden ingedeeld?

• De lengte van diensten – Teams met veel korte diensten hadden opvallend vaker overschrijdingen. In overleg met cliënten en regie- of wijkverpleegkundigen blijkt vaak meer mogelijk dan gedacht. Langere diensten bieden stabiliteit voor zowel team als cliënt.

Maak het “onplanbare” planbaar

Uit onze data bleek dat veel opkomsten werden veroorzaakt door niet vooraf geplande werkzaamheden. Denk aan trainingen, teamoverleggen of andere bijeenkomsten waarvoor medewerkers op hun vrije dag moesten terugkomen. Neem dit soort activiteiten serieus op in de planning of bespreek op welke momenten ze het beste kunnen plaatsvinden.

Een ander voorbeeld betreft e-learning of administratieve taken. Medewerkers loggen soms in op vrije dagen om dit te doen, waardoor in het systeem een extra opkomst wordt geregistreerd. Bespreek als organisatie hoe je hiermee wilt omgaan: plan deze werkzaamheden binnen een gezond arbeidspatroon, of spreek af hoe en wanneer ze worden uitgevoerd.

Kijk opnieuw naar je roosterpatronen

In de week waarin iemand werkweekend heeft, zien we vaak een opeenstapeling van werk- en opkomstdagen. Het kan lonend zijn om de basispatronen van het rooster tegen het licht te houden en te zoeken naar een ritme dat binnen de cao-norm past. Let ook op de gevolgen van ruilingen: medewerkers ervaren het vaak als prettig om onderling te ruilen, maar er kunnen ongezonde patronen ontstaan. Maak duidelijke afspraken over wanneer ruilingen wel of niet wenselijk zijn, en onderzoek waarom er veel geruild wordt. Ga hierbij uit van vertrouwen en neem het belang van medewerkers mee in je overwegingen.

Een organisatie bestaat uit verschillende processen

Een zorgorganisatie bestaat uit verschillende onderdelen met elk hun eigen dynamiek. Waar zorgmedewerkers met wisselende roosters gebonden zijn aan zorgmomenten, geldt dit niet voor kantoormedewerkers of teams waarvan de werkzaamheden niet tijdsgebonden zijn. Voor die groepen kan het aantal opkomsten vaak eenvoudiger worden aangepast. Een eenduidig beleid werkt niet overal; kijk per afdeling wat er nodig is. Zo kunnen er voor extramurale teams andere oplossingsrichtingen nodig zijn dan voor intramurale teams.

Individuele afspraken als laatste stap

Wanneer je als organisatie alles hebt gedaan om werkzaamheden gezond en roosters in balans te brengen, kunnen individuele afspraken nog steeds nodig zijn. Contractomvang, flexibiliteitswensen en persoonlijke omstandigheden verschillen per medewerker. Maak deze afspraken echter tot uitzondering, niet tot structurele oplossing voor logistieke problemen.

Conclusie: zet in op duurzame inzetbaarheid

De nieuwe cao-regel is geen hinderpaal, maar een kans om roosters toekomstbestendig te maken en te zorgen voor gezonde en passende roosters voor je medewerkers. Door slim naar data te kijken, capaciteitsmanagement serieus te nemen en het onplanbare planbaar te maken, kun je het aantal opkomsten terugdringen zonder concessies te doen aan de zorgkwaliteit. Tegelijkertijd verhoog je de inzetbaarheid en tevredenheid van je medewerkers.

Flexibiliteit mag ook beloond worden!

Wil jij ook weten welke impact de cao‑regel over opkomstdagen op jouw organisatie heeft? Wij kunnen een volledige analyse uitvoeren tot op teamniveau en je helpen bij het opstellen van een plan van aanpak en beleid.